نکات نگهداری از دستگاه کپی

دستگاه های کپی یکی از ماشین های اداری پرمصرف در ادارات و دفاتر تجاری است. انواع مختلف دستگاه کپی در مدل های رنگی و سیاه و سفید، ایستاده، رومیزی، تک کاره و چندکاره در بازار وجود دارد. نگهداری از دستگاه کپی اهمیتی به مراتب بالاتر از خرید و استفاده از این دستگاه دارد. با توجه به اینکه نگهداری از دستگاه کپی، حساسیت ها و ظرافت های بسیار زیادی دارد باید در استفاده از آن نکات زیادی را رعایت کنید.

بسیاری از کاربران این دستگاه، بعد از خرید محصول مورد نظر خود، نکات لازم برای نگهداری از دستگاه را رعایت نمی کنند و همین امر، زمینه را برای خرابی پیش از موعد دستگاه فراهم میکند. دستگاه کپی از قطعات بسیار زیادی تشکیل شده و حجم بالایی از کار را به صورت روزانه انجام می دهد. همین امر باعث می شود این دستگاه، به شدت آسیب پذیر باشد و در طی زمان و استفاده نادرست دچار مشکلات متعددی شود. نکاتی ساده  در نگهداری از دستگاه کپی وجود دارد که با رعایت آن ها و مراقبت اصولی از آن امکان جلوگیری از بروز این مشکلات وجود دارد و شما می توانید طول عمر دستگاه را افزایش دهید. در این مطلب ما قصد داریم به بررسی چند مورد از مهم ترین نکات نگهداری از دستگاه کپی بپردازیم. توجه کنید در صورتی که با وجود رعایت این نکات دستگاه شما دچار آسیب دیدگی شد برای تعمیر آن به مراکز معتبر و دارای مجوز مراجعه کنید که متخصصین با تجربه و خبره ای در اختیار داشته باشد. اگر به دنبال نکات دقیق تر در مورد نگهداری از دستگاه کپی هستید، مقاله ما در مورد نحوه تمیز کردن دستگاه کپی را مطالعه کنید.

نکات نگهداری از دستگاه کپی

در ادامه نکاتی را در زمینه های مختلف نصب، شرایط محیطی، استفاده، عدم استفاده، تمیز کردن دستگاه و کاغذهای مورد استفاده در دستگاه مورد بررسی قرار می دهیم.

نکات نصب دستگاه کپی

1. دستگاه کپی را نزدیک به پریز برق نصب کنید.
2. دستگاه را در نقطه ای قرار دهید که از عقب ۱۰ سانتیمتر از دیوار فاصله داشته باشد.
3. برای اتصال دستگاه به برق، پریزی را استفاده کنید که دارای قدرت کافی باشد.
4. از ترانس استابلایزر در سر راه اتصال فتوکپی به برق استفاده کنید.
5. دستگاه کپی را بطور افقی نصب و روی زمین یا میز قرار دهید.
6. برای جلوگیری از خطر برق گرفتگی لازم است سیم اتصال زمین را وصل کنید.
7. پریز مورد استفاده برای این دستگاه را از پریز سایر دستگاه ها از جمله رایانه، اسکنر و … جدا کنید تا فشار مضاعف به دستگاه کپی وارد نشود.
8. دقت کنید که محل اتصال کابل برق به پریز و پرینتر شل نباشد؛ در این صورت ممکن است بر اثر ایجاد جرقه، دستگاه دچار مشکلات جدی شود.
9. نباید دستگاه را در مجاورت وسایل گرمازا یا تهویه مطبوع قرار دهید .

شرایط محیط نگهداری از دستگاه کپی

1. بهترین دما شرایط کار برای عملکرد دستگاه کپی ۲۰ تا ۲۵ درجه سانتیگراد است.
2. بهترین میزان رطوبت شرایط کار برای عملکرد دستگاه کپی ۵ مثبت/منفی ۶۵ درصد است.
3. مکان قرارگیری دستگاه نباید در معرض نور آفتاب باشد. دستگاه را دور از پنجره قرار دهید.
4. مکان مورد نظر باید هوای تمیزی داشته باشد و عاری از گرد و غبار باشد.
5. مکانی که دستگاه روی آن قرار می گیرد نباید لغزنده و غیر پایدار باشد.
6. دستگاه کپی باید در مکانی قرار گیرد که هوای آن تهویه مناسبی داشته باشد.
7. دستگاه کپی نباید در محلی که گازهای قابل اشتعال وجود دارد نصب شود.

شرایط نگهداری از دستگاه کپی بدون استفاده

1. دستگاه را حتما از پریز برق جدا کنید.
2. تا جایی که ممکن است از محافظ پلاستیکی به عنوان روکش روی دستگاه استفاده کنید تا از ورود گردوخاک به داخل دستگاه جلوگیری شود.
3. اگر داخل کشوهای دستگاه کاغذ وجود دارد، آنها را خارج کنید. در صورت ماندن کاغذها در دستگاه ممکن است در اثر جذب رطوبت به هم بچسبند و یا گرد و خاک روی آنها بنشیند و هنگام راه اندازی مجدد دستگاه مشکل ایجاد کنند.
4. برای جلوگیری از اینکه به دستگاه ضربه وارد نشود آن را در مکانی قرار دهید که کمترین رفت و آمد را داشته باشد.
5. اگر از دستگاه کپی چندین روز استفاده نکرده اید، مهم است که قبل از استفاده پشت سر هم از دستگاه، چند چاپ آزمایشی انجام دهید تا ماشین کمی گرم شود.
6. اکثر دستگاه‌های کپی، زمانی که برای مدت طولانی کنار گذاشته می شوند، به حالت خواب می‌روند و پس از راه‌اندازی مجدد، حالت کالیبراسیون را آغاز می‌کنند.

هشدارهای استفاده از دستگاه کپی

1. قسمت فیوزینگ دستگاه کپی بسیار داغ است. برای درآوردن کاغذ از این قسمت، بسیار احتیاط کنید تا دستتان نسوزد.
2. تا جایی که ممکن است از نگاه مستقیم به منبع نور دستگاه خودداری کنید.

احتیاط های لازم برای استفاده از دستگاه کپی

1. دستگاه را پشت سر هم خاموش و روشن نکنید. بعد از خاموش کردن دستگاه، برای روشن کردن مجدد آن حداقل 10 تا 15 ثانیه منتظر بمانید.
2. بهتر است از دستگاه خود به صورت مداوم استفاده نکنید و هر چند ساعت به دستگاه استراحت دهید.
3. اگر قصد تعویض موارد مصرفی را دارید حتما از قبل دستگاه را خاموش کنید.
4. اگر از دستگاه برای مدت طولانی استفاده نمی کنید، دستگاه را خاموش کرده و دوشاخه آن را از پریز برق خارج کنید و آن را در گوشه ای امن قرار دهید.
5. برای جابجایی دستگاه آن را خاموش کرده و دوشاخه را از پریز برق خارج کنید.
6. توجه کنید زمانی که دستگاه روشن است، آن را با روکش، پارچه و پرده نپوشانید. این کار مانع خروج گرما شده و به دستگاه آسیب جدی می رساند.
7. انجام تنظیمات و عملیاتی که خارج از استفاده درست از دستگاه است، منجر به تشعشعات خطرناک اشعه لیزر از دستگاه می شود. خطر اشعه دستگاه کپی زیاد نیست اما باید این نکته را رعایت کرد.
8. پریز برق باید نزدیک دستگاه بوده و دسترسی به آن نیز آسان باشد تا کابل برق کشیده یا پیچ خورده نشود.
9. در حین انجام فرآیند کپی، هرگز درب دستگاه را باز نکنید و به هیچ وجه دستگاه را خاموش نکنید.
10. سرویس به موقع دستگاه، موجب طول عمر درام و دولوپر و کنترل قطعات دیگر می شود.
11. دستگاه یا کارتریج درام نباید به صورت مستقیم در معرض نور خورشید قرار گیرند .همچنین بهتر است زمانی که کارتریج بیرون از دستگاه است، در حالت عمودی قرار نگیرد.

با مراجعه به دفترچه راهنمای فتوکپی، ظرفیت کاری آن را چک کنید. تولید کنندگان دستگاه های فتوکپی را با ظرفیت های مشخصی عرضه می کنند. هرگز بیشتر از ظرفیت تعیین شده از دستگاه استفاده نکنید. تخطی از این محدوده، فشار مضاعفی را به قطعاتی مثل پاور وارد خواهد کرد. این مساله زمینه ساز بروز آسیب های جبران ناپذیر به دستگاه بوده و شما را متحمل هزینه های سنگین تعمیرات خواهد کرد. در صورت شنیدن صدای فن، دستگاه کپی را بلافاصله خاموش کنید.

نکات مهم استفاده از کاغذ در دستگاه کپی

1. همیشه کاغذهایی که می خواهید برای کپی استفاده کنید را در مکانی خشک، تمیز و منظم نگهداری کنید تا آماده استفاده باشد.
2. بسیاری از کاربران هنگام تعویض کاغذ سینی، کاست را تا لبه پر می کنند، اما این کار کاملا اشتباه است. همیشه ظرفیت کاغذ را بررسی کنید. ظرفیت پر کردن کاغذ معمولا با یک خط در جایی داخل سینی کاغذ نشان داده شده است، درست تا زیر این خط را پر کنید و هرگز بالای آن کاغذ قرار ندهید.
3. وزن  و ضخامت کاغذ ممکن است تعداد ورق هایی را که می توانید بارگذاری کنید تغییر دهد (کاغذ ضخیم تر = ورق های کمتر).
4. کاغذ چروک یا استفاده شده می تواند دستگاه کپی را مسدود کند و رطوبت می تواند باعث موج دار شدن و پیچ خوردگی کاغذ شود و در نتیجه چاپ با کیفیت پایینی ایجاد شود.
5. پهنای سینی کاغذ باید به شکلی تنظیم شود که با لبه کاغذ مماس باشد و حداکثر نیم میلیمتر از سمت چپ و راست با کاغذ فاصله داشته باشد.
6. اگر از کاغذ گلاسه برای چاپ استفاده می کنید، باید از مدل های مخصوص و سازگار با دستگاه خود استفاده کنید. اکثر کاغذهای گلاسه‏ موجود در بازار، مخصوص پرینترهای جوهر افشان است و استفاده از این کاغذها در مدل لیزری، موجب شل شدن کاغذ در اثر حرارت فیوزر خواهد شد که در نتیجه ی این مساله، کاغذ در دستگاه گیر میکند.

توجه داشته باشید نباید از کاغذهای منگه دار و چسب دار در دستگاه کپی استفاده کرد. این کاغذها بخش های داخلی دستگاه فتوکپی از جمله شیشه را دچار خط و خش هایی می کنند و به دنبال آن شاهد بروز مشکلاتی در روند چاپ خواهید بود.

نکات مهم برای تمیز کردن دستگاه کپی 

1. تا حد امکان برای تمیز کردن دستگاه کپی از دستگاه‌ های دمنده هوا استفاده نکنید. استفاده از این دستگاه‌ها موجب ایجاد لایه نازکی از گرد پودر مقابل شیشه لیزر می شود و تصویر چاپ شده، شفافیت لازم را ندارد.
2. بر خلاف توصیه های رایج بین کاربران استفاده از جاروبرقی، اصلا گزینه ی مناسبی برای تمیز کردن دستگاه نیست؛ تونرهای پخش شده در دستگاه توسط جارو جذب نمی شوند و از جارو به هوا پراکنده می شوند.
3. برای تمیز و گردگیری کردن دستگاه کپی خود از یک دستمال نرم بدون پرز استفاده کنید و این کار را با احتیاط و ظرافت انجام دهید.
4. بهترین روش برای تمیز کردن دستگاه، توصیه می کنیم دستگاه رو خاموش کرده و با استفاده از یک پارچه مرطوب، اقدام به تمیز کردن این دستگاه کنید.
5. دستگاه را مرتب گردگیری کنید تا گرد و غبار در کارکرد دستگاه اختلال ایجاد نکند.

برنامه نگهداری دوره‌ای (چک‌لیست زمان‌بندی)

برای افزایش طول عمر و کاهش خرابی‌های ناگهانی، این برنامهٔ ساده را اجرا کنید:

نکته: زمان‌بندی دقیق به مدل و حجم کار بستگی دارد؛ اگر محیط پرگردوغبار یا رطوبت بالا دارید، تناوب‌ها را کوتاه‌تر کنید.

نگهداری قطعات مصرفی و علائم فرسودگی

جدول زیر به شما کمک می‌کند پیش از خرابی جدی، قطعات را چک کنید:

هشدار: از اسپری‌های بادی پرفشار و جاروبرقی خانگی برای داخل دستگاه استفاده نکنید؛ پودر تونر در هوا پخش می‌شود و به اپتیک آسیب می‌زند.

عیب‌یابی سریع و بی‌خطر

۱) گیر کردن کاغذ
دلایل رایج: کاغذ مرطوب/موج‌دار، پرکردن بیش از حد سینی، رولرِ فرسوده.
اقدام ایمن: دستگاه را خاموش کنید، برگه را در مسیر حرکتش آرام بیرون بکشید، سینی را تا خط ظرفیت پر کنید. اگر تکرار شد، باید سرویس رولر انجام شود.

۲) چاپ کم‌رنگ
دلایل: تونر رو به اتمام، تنظیم نادرست چگالی، مسیر پودر کثیف.
اقدام ایمن: کارتریج را با تکانِ خیلی ملایم یکنواخت کنید، تست روی کاغذ استاندارد ۸۰ گرمی. در صورت تداوم، کالیبراسیون و سرویس دستگاه.

۳) خطوط عمودی/لکه
دلایل: آلودگی شیشهٔ اسکن/ADF، خط‌ افتادگی روی درام، کلینینگ‌بلید فرسوده.
اقدام ایمن: شیشه و کاور ADF را با پارچهٔ بدون پرز تمیز کنید. اگر باقی ماند، نیاز به کارشناسی دارد.

۴) بوی غیرعادی یا صدای غیرمعمول
اقدام ایمن: فوراً دستگاه را خاموش کنید و از برق بکشید. تماس با سرویس‌کار؛ این نشانهٔ مشکل برقی/حرارتی است.

۵) پیام‌های خطا
کدهای خطا را یادداشت/عکاسی کنید و هنگام تماس با پشتیبانی ارائه دهید تا عیب‌یابی سریع‌تر شود.

برق و ایمنی: چه محافظی مناسب است؟

• از استابلایزر/محافظ تاخیردار با توان نامی حدود دو تا سه برابر توان دستگاه استفاده کنید.

• وجود ارت استاندارد الزامی است؛ نبودِ ارت می‌تواند موجب خطاهای مکرر و آسیب به اپتیک و فیوزینگ شود.

• پریز اختصاصی و کابل سالم با سوکت محکم داشته باشید؛ از سه‌راهی‌های متفرقه استفاده نکنید.

• در مناطق با نوسان شدید برق، استفاده از UPS Line-Interactive (باتوان مناسب) برای خاموشی‌های ناگهانی توصیه می‌شود.

شرایط محیطی خاص

• گردوغبار زیاد: دستگاه را دور از درب/پنجرهٔ باز بگذارید، از کاور نفوذناپذیر استفاده کنید، گردگیری محیط را منظم‌تر کنید.

• رطوبت بالا: کاغذ را در بستهٔ دربسته و محیط خشک نگهداری کنید و پیش از استفاده، بستهٔ تازه باز کنید.

• سرما/گرمای شدید: جابه‌جایی از محیط سرد به گرم می‌تواند میعان ایجاد کند؛ پیش از روشن‌کردن، ۳۰–۶۰ دقیقه صبر کنید.

آموزش کاربران و دستورالعمل کوتاه کنار دستگاه

یک برگهٔ A4 کنار دستگاه نصب کنید و موارد زیر را به‌صورت خلاصه بنویسید:

1. قبل از کپی: منگنه/سوزن/برچسب را جدا کنید.

2. کاغذ را بیش از خط ظرفیت پر نکنید.

3. شیشهٔ اسکن را هر روز با دستمال بدون پرز تمیز کنید.

4. در صورت گیر کاغذ، در مسیر حرکت به‌آرامی خارج کنید؛ با زور آن را خارج نکنید.

5. هر صدای غیرعادی = توقف + تماس با پشتیبانی.

6. شمارش‌گر چاپ ماهیانه را ثبت کنید.

مواد مصرفی و محیط‌ زیست

• تونر و کارتریج را در جای خشک و به‌دور از نور مستقیم نگه دارید؛ از تکان‌دادن شدید بپرهیزید.

• ضایعات تونر را در کیسهٔ دربسته جمع‌آوری و طبق دستورالعمل‌های ایمنی دفع کنید.

• از برنامه‌های بازیافت کارتریج و تحویلِ پوکهٔ مصرف‌شده استفاده کنید.

واژه‌نامهٔ کوتاه:

• درام: استوانهٔ حساس به نور که تصویر را روی کاغذ منتقل می‌کند.

• فیوزینگ: بخش حرارتی که پودر تونر را روی کاغذ تثبیت می‌کند.

• دولوپر: ماده/یونیتی که تونر را به درام می‌رساند.

• پیکاپ رولر: غلتکی که کاغذ را از سینی می‌کشد.

• ADF: تغذیه‌کنندهٔ خودکار اسناد برای اسکن/کپی چندبرگه.

سؤالات متداول (FAQ)

آیا استفاده از کاغذ بازیافتی مجاز است؟
بله، اگر کیفیت سطح مناسب و رطوبت کنترل‌شده داشته باشد. کاغذهای زبر یا موج‌دار، گیر را افزایش می‌دهند.

بهترین گرماژ کاغذ برای کپی چیست؟
معمولاً ۸۰–۹۰ گرم مناسب است؛ برای کاغذهای ضخیم‌تر، راهنمای دستگاه را ببینید و از مسیر دستی استفاده کنید.

آیا خاموش‌کردن روزانه به دستگاه آسیب می‌زند؟
خیر، اگر پس از هر خاموشی ۱۰–۱۵ ثانیه تا روشن‌کردن صبر کنید. از خاموش/روشن‌کردنِ پیاپی بپرهیزید.

چه زمانی باید با تکنسین تماس بگیرم؟
تکرار گیر کاغذ، صدا/بوهای غیرعادی، پیام‌های خطای مداوم، یا افت محسوس کیفیت چاپ پس از اقدامات سادهٔ کاربر.

آیا تمیزکردن داخل دستگاه توسط کاربر مجاز است؟
خیر، فقط تمیزکاری سطحی و شیشه. داخل دستگاه را به سرویس‌کار بسپارید.

استابلایزر اجباری است؟
در اکثر ادارات با نوسان برق، بله. نبودِ محافظ مناسب یکی از دلایل اصلی خرابی فیوزینگ است.

جمع‌بندی

با اجرای یک برنامهٔ سادهٔ نگهداری، استفاده از مصرفی‌های استاندارد و سرویس پیشگیرانهٔ دوره‌ای، می‌توانید هزینه‌های تعمیرات را به‌طور چشمگیری کاهش دهید و کیفیت چاپ را پایدار نگه دارید. در صورت نیاز به سرویس یا مشاورهٔ تخصصی، می‌توانید با اطلس پرینتر تماس بگیرید تا کارشناسان مجرب وضعیت دستگاه شما را بررسی کنند.