چگونه با دستگاه کپی اسکن بگیریم؟

دستگاه های فتوکپی بخش ضروری اکثر دفاتر و شرکت‌ها هستند. امروزه اکثر دستگاه‌های کپی، اسکن هم انجام می‌دهند. اسکنرها در واقع مانند دوربین هستند و نسخه کاغذی را به فایل دیجیتالی تبدیل می‌کنند. با استفاده از خرید دستگاه کپی مدرن می‌توانید چندین کار را باهم انجام دهید و هزینه‌ها را کاهش دهید. وقتی که از دستگاه کپی برای اسکن کردن استفاده می‌کنید در همان لحظه می‌توانید فایل اسکن شده را پرینت هم بگیرید، اما اگر از اسکنر استفاده می‌کنید باید حتماً یک پرینتر نیز در کنار آن داشته باشید تا بتوانید پرینت بگیرید. در این مطلب اطلس مگ، نحوه اسکن با دستگاه کپی را به شما آموزش می‌دهیم.

مراحل اسکن گرفتن با دستگاه کپی

ابتدا باید نرم افزار دستگاه کپی خود را دانلود و نصب کنید. شما می توانید وارد وبسایت اصلی سازنده دستگاه کپی شوید و مدل دستگاه خود وارد کنید تا بتوانید آن را دانلود کنید.

برخی از بهترین نرم‌افزارها برای اسکن گرفتن با دستگاه کپی عبارتند از:

• Professional
• Enterprise
• Altimate

بعد از دانلود نرم افزار دستگاه کپی خود، مراحل زیر را دنبال کنید.

گام اول: در منوی استارت Windows Fax and Scan را سرچ و باز کنید.

گام دوم: در نوار آبی رنگ بالای صفحه بر روی گزینه New Scan کلیک کنید تا نام دستگاه شما نمایش داده شود. پس از نمایش نام دستگاه، بر روی گزینه Preview کلیک کنید.

گام سوم: با استفاده از گزینه Profile فرمت فایل اسکن شده را انتخاب کنید. Photo برای اسکن رنگی  و Document برای اسکن سیاه و سفید است.

گام چهارم: برای تغییر رزولوشن فایل می‌توانید از دو فلش کنار فیلد استفاده کنید.

گام پنجم: برای تغییر روشنایی از گزینه  Brightsness  و Contrast استفاده کنید.

گام ششم: بر روی Scan کلیک کنید تا دستگاه شروع به اسکن کند.

گام هفتم: با استفاده از برنامه Windows Fax and Scan  فایل اسکن شده خود را می توانید با سه حالت زیر ذخیره یا ارسال کنید.

• Forward as Fax
• Forward as email
• Save as

با زدن Save as  می‌توانید فایل خود را با فرمت‌های مختلف ذخیره کنید.

راهنمای اسکن گرفتن با دستگاه کپی

دستگاه کپی را به برق بزنید و منتظر بمانید تا دستگاه کپی آماده به کار شود. مطمئن شوید که قابلیت اسکن دارد. پس از آن چک کنید که شبکه بیسیم (wireless network) وصل است. بدون اتصال به اینترنت نمی‌توانید فایل خود را به کامپیوتر بفرستید یا ایمیل کنید.

درب دستگاه را باز کنید و سند خود را رو به پایین بر روی شیشه قرار دهید. اکثر ماشین‌های کپی راهنمایی مانند فلش، برای قرار دادن آیتم‌هایی که قرار است کپی یا اسکن شود دارند.

وقتی اسناد خود را با درستی بر روی شیشه قرار دادید درب دستگاه را ببندید و تنظیمات لازم مانند فرمت فایل، رنگ، رزولوشن و نوع تصویر را انتخاب کنید. فرمت پیش فرض برای اسکن اسناد معمولاً PDF است اگر می‌خواهید فرمت را به JPEG تغییر دهید  روی فرمت فایل بزنید و JPEG را انتخاب کنید و برای شروع اسکن، دکمه START را بزنید.

هنگامی که دستگاه، اسکن و ارسال سند را انجام داد، آن را به حالت normal تنظیم کنید و دکمه COPY را در صفحه نمایش فشار دهید.

توجه داشته باشید که ویژگی اسکن و ارسال ممکن است در برخی از دستگاه‌های کپی چند منظوره، به ویژه مدل‌های قدیمی، موجود نباشد. برای مدل‌های قدیمی، به جای ارسال اسناد اسکن شده از طریق ایمیل، باید آن را در یک فلش  یا در سرور شبکه ذخیره کنید. در حالیکه دستگاه‌های کپی پیشرفته دارای ویژگی‌های اسکن، ذخیره و ارسال هستند.

نکته: برای اسکن با کیفیت باید همیشه دستگاه کپی را تمیز نگه دارید. برای تمیز کردن دستگاه با دستمال نمناک، شیشه را تمیز کنید بعد با دستمال دیگر آن را خشک کنید تا هیچ لکی روی آن نباشد. نحوه صحیح تمیز کردن دستگاه کپی را در پست دیگری از بلاگ ما می توانید به طور کامل مشاهده کنید.

بهترین فرمت برای اسکن در دستگاه کپی

دستگاه‌های کپی معمولاً قابلیت اسکن سند‌ها را در چندین فرمت مختلف ارائه می‌دهند. برای تصمیم‌گیری درباره بهترین فرمت برای اسکن در دستگاه کپی، باید نیازها و استفاده‌های خود را در نظر بگیرید. در زیر، چندین فرمت رایج برای اسکن سند در دستگاه‌های کپی آورده شده است:

• PDF (قابل خواندن در همه سیستم‌ها): فرمت PDF یکی از محبوب‌ترین فرمت‌ها برای اسکن سند‌ها است. این فایل‌ها را می‌توانید در تمام سیستم‌ها باز کنید و قابلیت نمایش و پرینت را دارد. همچنین، فرمت PDF امکان فشرده‌سازی و رمزگذاری سند را فراهم می‌کند.
• JPEG یا JPG (به عنوان تصویر): فرمت JPEG یا JPG یک فرمت تصویری است که برای اسکن عکس‌ها و تصاویر استفاده می‌شود. این فرمت قابلیت فشرده‌سازی تصاویر را دارد و پشتیبانی وسیعی در برنامه‌ها و دستگاه‌ها دارد.
• TIFF یا TIF (برای حفظ کیفیت بالا): فرمت TIFF یا TIF یک فرمت تصویری با کیفیت بالا است. این فرمت بهترین گزینه برای حفظ جزئیات و کیفیت بالای تصاویر است. با این حال، فایل‌های TIFF معمولاً حجم بزرگی دارند و نیاز به فضای ذخیره‌سازی بیشتری دارند.
• PNG (برای تصاویر با ترکیب رنگ شفاف): فرمت PNG یک فرمت تصویری است که برای تصاویر با ترکیب رنگ شفاف استفاده می‌شود. این فرمت بهترین گزینه برای اسکن لوگوها، نمودارها و تصاویری است که نیاز به پس‌زمینه شفاف دارند.

دلایل اسکن نگرفتن دستگاه کپی

اسکن نکردن دستگاه کپی دلایل متفاوتی دارد. این دلایل عبارت‌‌اند از کمبود برق، آپدیت نبودن درایور دستگاه، عدم نصب کامل نرم افزار و خرابی سخت افزاری. توجه داشته باشید که کمبود برق باعث می‌شود دستگاه کپی شما به درستی کار نکند. لطفاً مطمئن شوید که پریز دستگاه شما کاملاً در برق است. اگر مشکل حل نشد درحالی‌که دستگاه روشن است کابل برق را از پشت آن جدا کنید و 60 ثانیه منتظر بمانید و دوباره کابل برق را وصل کنید.

مشکلات فنی ممکن است باعث محدودیت در قابلیت اسکن دستگاه شوند. ممکن است ماژول اسکن دستگاه خراب شده یا نیاز به تعمیر داشته باشد. در این صورت، تماس با تیم پشتیبانی فنی برای بررسی و رفع مشکل می‌تواند کمک کننده باشد. در برخی موارد، نرم‌افزار مورد استفاده برای کنترل دستگاه کپی ممکن است با خطا مواجه شود و امکان اسکن کردن را از دست بدهد. در این صورت، بستن و دوباره باز کردن نرم‌افزار یا راه‌اندازی مجدد دستگاه ممکن است به حل مشکل کمک کند.

لطفاً توجه داشته باشید که دلایل فوق فقط برخی از عوامل ممکن برای عدم اسکن در دستگاه کپی هستند و وضعیت و شرایط خاص می‌توانند باعث بروز دلایل دیگری شوند. نکات مهم در نگهداری دستگاه کپی را رعایت کنید تا دچار مشکلات فنی در آینده نشوید.

جمع بندی

در این مقاله نحوه اسکن گرفتن با دستگاه کپی را شرح دادیم. اگر هنگام اسکن با دستگاه کپی خود دچار مشکل شدید، لطفاً با شماره های 45277-021 تماس بگیرید. اطلس پرینتر در زمینه فروش و خدمات انواع دستگاهای کپی فعال است، مشاورین اطلس پرینتر خوشحال می‌شوند تا به شما کمک کنند.