زمانی که نیاز به خرید یک ماشین اداری ضروری و پر اهمیت در دفتر اداری خود دارید، باید به دنبال دستگاهی باشید که بیشترین انطباق را با نیازهای شما داشته باشد. دستگاه کپی، که یکی از پرکاربردترین دستگاه ها برای برای مشاغل اداری و تجاری است که خرید آن ممکن است کاری چالش برانگیز باشد. دستگاه‌های کپی قدیمی، از قابلیت خاصی برخوردار نبودند و تنها عمل کپی کردن را انجام می دادند. اما دستگاه های کپی جدید قابلیت های بسیار زیادی دارند که شاید روند انتخاب را کمی پیچیده کند.
با وجود مدل های مختلف دستگاه کپی که در بازار وجود دارد، ممکن انتخاب برای شما سخت باشد. قطعا شما به دنبال دستگاهی قدرتمند هستید که بتواند نیازهای چاپی دفترتان را برآورده کند، اما کارکرد با آن آنقدر پیچیده نباشد که کارمندان نتوانند از آن استفاده کنند. مانند هر تصمیمی که برای ارتقای کسب و کار خود می گیرید، هنگام خرید دستگاه کپی اداری باید استراتژیک فکر کنید. این مقاله که راهنمای خرید دستگاه کپی است، تلاش می کند با مرور ویژگی‌های بهترین دستگاه‌های فتوکپی به شما در انتخاب هوشمندانه کمک می‌کند. این راهنمای خرید دستگاه کپی، تمام پارامترهای مهم و اساسی برای انتخاب مناسب و به صرفه را در اختیار شما قرار می دهد.
اگر در خرید دستگاه عجله دارید و نمی توانید اطلاعات تخصصی دستگاه های مختلف را بررسی کرده و با نیاز خود انطباق دهید، می توانید با کارشناسان فروش ما در اطلس پرینتر با شماره 45277-021 تماس بگیرید تا تنها با بیان نیازهای خود، متخصصین ما در این بخش بهترین مدل متناسب با بیزینس شما را معرفی کنند تا به راحتی بتوانید سفارش خود را ثبت کرده و در کوتاهترین زمان ممکن، دستگاه را با گارانتی معتبر تحویل بگیرید.
بررسی نیازهای کسب و کار
شما قبل از اقدام به خرید، باید نیاز بیزینس خود از خرید دستگاه کپی را بشناسید. از مهمترین پارامترهایی که برای انتخاب اهمیت دارد حجم کپی‌های روزانه، هفتگی و ماهانه مورد نیاز در دفتر اداری است. علاوه بر این، تعداد کاربرانی که قرار است از دستگاه کپی استفاده کنند، می‌تواند نقش بسیار مهمی در تصمیم شما برای خرید دستگاه کپی داشته باشد.
قبل از خواندن ادامه این مقاله این سوالات را از خود بپرسید :
- نیاز شما تنها کپی گرفتن است یا به قابلیت های دستگاه چندکاره نیاز دارید؟
- چه میزان کپی و پرینت به صورت روزانه، هفتگی یا ماهانه نیاز دارید؟
- دستگاه باید با چه سرعتی کار کپی را انجام دهد تا نیاز شما را برآورده کند؟
- چند کارمند یا کاربر قرار است از دستگاه استفاده کنند؟
- فضای کاری شما مناسب دستگاه کپی رومیزی است یا دستگاه کپی ایستاده؟
- بزرگترین سایز کاغذ مورد نیاز برای کپی A4 است یا A3؟
این موارد، مهمترین سوالاتی هستند که قبل از انتخاب دستگاه کپی، باید جواب کاملی به آن‌ها بدهید تا بتوانید درست ترین انتخاب را مطابق نیاز خود داشته باشید.
بررسی هزینه خرید، نگهداری و مواد مصرفی
هزینه‌های خرید، تعمیر، نگهداری و مواد مصرفی برای هر مدل دستگاه کپی، با هم متفاوت است. در برخی از مدل ها ممکن است هزینه خرید پایین باشد و کاربر مجاب شود با توجه به بودجه پایینی که در اختیار دارد، دستگاه را خریداری کند. اما با خرید دستگاه در ادامه کاربر می بیند که هزینه نگهداری و مواد مصرفی دستگاه بالا است و اگر در ابتدا هزینه بیشتری می کرد صرفه اقتصادی بیشتری داشت.
پس پیش بینی هزینه های جانبی دستگاه، از مهم ترین پارامترهایی است که می تواند برای خرید اقتصادی به شما کمک کند.
مطالعه نظرات و نقد بررسی های کاربران
اگر به دنبال خرید دستگاه کپی هستید، قطعا مدل های مختلف دستگاه را در گوگل سرچ کرده اید و سایت های مختلفی که اطلاعات محصول را منتشر کرده اند را بررسی کرده اید. در این سایت ها و همچنین در فروم ها و گروه های مختلفی که در فضای مجازی وجود دارد، کاربران مختلفی که دستگاه ها را خریداری کرده و با آن کار کرده اند، نظرات خود را به اشتراک گذاشته اند. سعی کنید قبل از خرید، نظرات کاربران را درباره دستگاه‌هایی که استفاده کرده‌اند و چالش‌هایی که با آن‌ها مواجه بوده‌اند، بررسی کنید تا پس از دیدی جامع، خرید یک دستگاه کپی را انجام دهید.
اطمینان از وجود گارانتی و پشتیبانی
اطمینان از وجود گارانتی و خدمات پس از فروش و پشتیبانی برای خرید دستگاهی گران قیمت مانند کپی بسیار اهمیت دارد. با توجه به وجود دستگاه های غیر اصلی و حتی دست دوم موجود در بازار که توسط مراکز غیر مجاز به جای دستگاه های اصلی و نو فروخته می شوند، باید به سراغ مراکز معتبر، مجاز و شناخته شده بروید و دستگاه کپی را خریداری کنید.
گارانتی ارائه شده توسط فروشنده باید معتبر باشد. همچنین خدمات پس از فروش سرویس باید کامل باشد تا خیالتان از بابت کارایی دستگاه، در حال حاضر و همچنین در آینده، راحت باشد.
برند دستگاه کپی
اگر سری به بازار ماشین های اداری زده باشید حتما با مدل های مختلف و متنوع دستگاه کپی مواجه شده اید. توجه کنید که انتخاب دستگاهی مانند کپی، صرفا تحت تاثیر ویژگی ها و قابلیت های دستگاه نیست. برند تولید کننده محصول بسیار حائز اهمیت است. میزان فروش سالیانه، محبوبیت، شناخته شده بودن و همچنین گستردگی صادرات محصول برند در جهان، مسئله‌ای است که نباید دست کم گرفته شود. به همین دلیل لازم است بررسی کنید که شرکت تولیدکننده دستگاه کپی مدنظر شما؛ کاملا به قوانین بین المللی تولید محصول پایدار است و فروش بالایی دارد. وجود پشتیبانی مناسب فروش، خدمات و بازرسی از دیگر مواردی است که به یک کمپانی اعتبار می‌بخشد. علاوه بر این باید در نظر بگیرید فروش محصولات برند در ایران چه میزانی است. ممکن است در آینده برای تعمیر محصول، قطعات دستگاه کمیاب باشد.
در ادامه برخی از بهترین و معتبرترین شرکت‌های تولید کننده دستگاه کپی را معرفی می‌کنیم:
دستگاه کپی کانن
کانُن شرکت صنایع الکترونیکی ژاپنی چندملیتی است، که در طراحی و تولید بسیاری از تجهیزات و دستگاه های الکترونیکی فعالیت دارد. شرکت کانن در سال ۱۹۳۳ توسط یوشیدا گورو و اوچیدا سابورو تأسیس شد. ماشین های اداری تولید شده توسط این برند از محبوبیت بالایی در بازار جهانی برخوردار است. دستگاه کپی کانن یکی از بهترین های بازار است که می توانید مدل های مختلف آن را مشاهده و بررسی کنید.
دستگاه کپی توشیبا
توشیبا شرکت خوشه‌ای ژاپنی چندملیتی است، که در زمینه طراحی و تولید تجهیزات ارتباطاتی، قطعات الکترونیکی و بسیاری زمینه های دیگر فعالیت می‌کند. در سال ۱۸۷۵ نخستین کارخانجات تولید تجهیزات و دستگاه‌های تلگراف در ژاپن، با نام محلی تاناکا سیزو-شو و به معنی کارخانه مهندسی تاناکا، به کار افتاد که در حال حاضر به نام توشیبا شناخته می شود. دستگاه کپی توشیبا یکی از پرطرفدارترین ماشین های اداری در ایران و جهان است.
دستگاه کپی شارپ
شارپ شرکت صنایع الکترونیکی ژاپنی مستقر در اوساکا است، که طراح و تولیدکننده دامنه گسترده‌ای از محصولات و کالاهای الکترونیکی است. این شرکت در سال ۱۹۱۲ توسط تاکوجی هایاکاوا تاسیس شده‌است. مؤسس این شرکت، نام شارپ که تیز معنا می‌دهد را برای اشاره به نخستین کالای تولیدی خود؛ مداد نوکی انتخاب نمود. دستگاه کپی شارپ یکی از بهترین دستگاه های اداری است که شما می توانید از مین مدل های مختلف آن، مدل مدنظر و متناسب با نیاز خود را پیدا کنید.
دستگاه کپی ریکو
ریکو شرکت چندملیتی الکترونیکی و تصویربرداری ژاپنی است که توسط انستیتو ریکن در ۶ فوریه سال ۱۹۳۶ تاسیس شد. دفتر مرکزی شرکت ریکو، در ساختمان ریکو واقع در منطقه چوئو، توکیو مستقر است. دستگاه کپی ریکو که در بازار جهانی یکی از با کیفیت ترین مدل ها است در ایران نیز موجود است.
دستگاه کپی کونیکا
کونیکا شرکت ژاپنی تولید کنندهٔ دستگاه های اداری مانند پرینتر و دستگاه کپی است. این شرکت که کار خود را در سال ۱۸۷۳ آغاز کرده بود سرانجام با پیوستن به شرکت مینولتا در سال ۲۰۰۳، شرکت کونیکا مینولتا را تشکیل داد. در حال حاضر دستگاه کپی کونیکا یکی از با کیفیت ترین دستگاه های موجود در بازار است.
انواع دستگاه کپی
حال که با برندهای معروف تولید کننده دستگاه کپی آشنا شدید، باید با انواع دستگاه کپی موجود در بازار آشنا شوید. به زبان ساده، بدون اطلاعات از انواع دستگاه هایی که در بازار وجود دارد، انتخاب درست امکان پذیر نخواهد بود.
دستگاه کپی سیاه و سفید
حتما از نام این نوع دستگاه هم می توانید ویژگی مهم آن را حدس بزنید. این مدل کپی، تنها از یک رنگ تونر، یعنی سیاه استفاده می‌کند. دستگاه‌های استاندارد سیاه و سفید در اندازه‌های متفاوتی در بازار وجود دارد و بسیاری از مدل های این نوع، توانایی کپی بیش از صد صفحه در دقیقه را دارند. اغلب افراد برای انجام کارهای اداری، به دنبال خرید این دستگاه هستند. قیمت دستگاه کپی سیاه سفید، در مقایسه با سایر انواع دستگاه‌های کپی پایین‌تر است.
دستگاه کپی رنگی
برخلاف دستگاه کپی تک رنگ، دستگاه کپی رنگی، علاوه بر چاپ سیاه سفید، می تواند کپی رنگی تولید کند. همین مسئله موجب شده تا این دستگاه‌ها محبوبیت بیشتری در میان کاربران داشته باشند. راهنمای خرید دستگاه کپی رنگی به طور جداگانه در وبلاگ توضیح داده شده است.
دستگاه کپی تحت شبکه
دستگاه های تحت شبکه، از طریق اتصال به شبکه دفتر به سیستم های مختلف متصل می شوند. از طریق این ویژگی هر کاربری که در شبکه باشد اجازه چاپ و اسکن از این دستگاه را دارد. دستگاه های پیشرفته امروزی دیجیتالی هستند و دارای کارت شبکه داخلی هستند.
دستگاه کپی چند منظوره
این ماشین‌های اداری همانطور که از نامشان پیدا است برای انجام چندین کار طراحی شده‌اند. به زبان ساده این دستگاه علاوه بر کپی، پرینت، فکس و اسکن اسناد را نیز پشتیبانی می کند. خرید این دستگاه، علاوه بر اینکه صرفه اقتصادی زیادی نسبت به خرید 4 دستگاه جداگانه دارد، در فضای شما نیز صرفه جویی می کند.
دستگاه کپی رومیزی
دستگاه های کپی نوع رومیزی برای مکان هایی که فضای کمی در اختیار دارند، مناسب است. این نوع دستگاه کپی، در ابعاد کوچک طراحی شده‌اند و قابلیت کپی بر روی کاغذهایی تا اندازه A3 را دارند.
دستگاه کپی ایستاده
این مدل از دستگاه‌های کپی که به نوع ایستا هم معروف است، برای دفاتر بزرگ با حجم کار بالا یا برای کسب و کارهای مرتبط با فتوکپی طراحی شده‌اند. این مدل حرفه‌ای تر از بقیه مدل‌ها است و از سرعت و قابلیت های بیشتری برخوردارند. علاوه بر این، دستگاه کپی ایستاده دارای چندین کشوی تغذیه کاغذ در سایز های A4 و A3 هستند که قابل برنامه ریزی بوده و تقریبا همه انتظارات از یک دستگاه همه کاره را برآورده می کنند.
قابلیت های کاربردی دستگاه کپی
با توجه به اینکه دستگاه کپی، ماشین اداری گران قیمتی است و تصمیم شما برای خرید مهم و تاثیر گذار است. به همین دلیل باید به ریزترین جزئیات دستگاه هم توجه کنید. داشتن یک چک‌لیست از قابلیت های کلی دستگاه کپی در هنگام خرید، کمک بسیاری به شما خواهد کرد:
سرعت چاپ (Print Speed)
یکی از مهم ترین فاکتورهای مهمی که برای آنالیز عملکرد دستگاه کپی باید به آن توجه کرد، سرعت چاپ دستگاه است که به صورت PPM بیان می‌شود. در هنگام خرید دستگاه کپی، باید به سرعت چاپ دستگاه توجه کنید تا متناسب با گردش و روند کار شما باشد. به همین دلیل لازم است، قبل از اقدام به خرید، تخمین تقریبا دقیقی از حجم کپی روزانه‌ی خود داشته باشید تا بتوانید تصمیم درستی بگیرید. هرچه سرعت چاپ دستگاه بالاتر باشد قاعدتا قیمت دستگاه بالاتر است. پس بهتر است دستگاهی متناسب با نیاز خود را تهیه کنید تا نیاز به هزینه اضافی نباشد.
اندازه کاغذ (Paper Size)
برای بررسی کردن اندازه کاغذ توجه کنید که باید بزرگترین قطع کاغذی که به صورت روزانه در کسب‌وکار خود از آن استفاده می کنید را در نظر بگیرید. به طور کلی کاغذ A3، بزرگترین قطع رایج کاغذی است که ممکن است در هر کسب و کاری استفاده شود. توجه کنید که سایزهای کوچکتر از این، توسط دستگاه پشتیبانی می شود.
ظرفیت سینی کاغذ (Paper Capacity)
ظرفیت سینی کاغذ در دستگاه های کپی، با توجه به اندازه و مدل هر دستگاه متفاوت است. برای مثال تصور کنید، حجم کاغذ استاندارد یک مدل، 350 برگ است که 250 برگ در سینی بالای دستگاه و 100 برگ آن در کاست‌های داخلی قرار می‌گیرند. با اضافه کردن کاست کاغذ، ظرفیت ماکزیمم دستگاه به 1850 کاغذ می رسد. در بسیاری از دستگاه های کپی امکان اضافه کردن کاست وجود دارد پس اگر ظرفیت پایه دستگاه محدود است، نگران نباشید.
چاپ دورو (Duplexing)
قابلیت چاپ دورو، ویژگی است که چاپ دو صفحه در یک برگ کاغذ و در هر دو طرف آن را امکان پذیر می کند. این ویژگی کاربردی، یکی از بهترین قابلیت ها است که موجب کاهش هزینه کاغذ مصرفی و چاپ می شود. اگر این امکان در دستگاه پشتیبانی نشود، باید، به صورت دستی، صفحه‌های فرد را کپی کنیم؛ سپس کاغذها را به ترتیب پشت‌ورو کرده و صفحه‌های زوج را کپی کنیم.
کیفیت چاپ (Resolution)
کیفیت چاپ در دستگاه کپی با معیاری به عنوان DPI (Dots Per Inch) بیان می شود که به اندازه یا چگالی نقاطی اشاره می‌کند که دستگاه‌های کپی در یک اینچ مربع قرار می‌دهند؛ به زبان ساده DPI بالاتر، به معنای افزایش کیفیت چاپ در دستگاه است. برای دستگاه کپی، رزولوشن 600*600 را می‌توان بهترین کیفیت دانست.
اتصالات (Ports)
برای کپی گرفتن از طریق سیستم، باید کامپیوتر را به دستگاه کپی متصل کنید که راه های مختلفی برای آن وجود دارد. اگر دستگاه قرار باشد به تنها یک کامپیوتر وصل شود، استفاده از USB بهترین راه برای برقراری این اتصال است. در غیر این صورت و در صورتی که قصد داشته باشیم اتصال را بین کاربرها و چند رایانه برقرار کنیم، باید با اتصال کابل اینترنت به پورت LAN، یک شبکه بسازید و کابل را به یکی از پورت‌های باز سوئیچ شبکه خود وصل کنید.
زمان گرم‌شدن دستگاه (Warm-up Time)
یکی از مهم ترین دغدغه های کاربران، حداقل زمان گرم‌شدن دستگاه است. در واقع هر دستگاه کپی برای شروع کار اولیه، زمانی لازم دارد که با عبارت زمان گرم شدن شناخته می شود. دستگاه های کپی جدید، ماشین‌های پیشرفته ای برای به‌حداقل رساندن زمان این فرایند طراحی شده‌اند.
بزرگ‌نمایی (Zoom range)
امکان بزرگ‌نمایی یا زوم کاغذ کپی‌شده، یکی دیگر از ویژگی های خوب و کاربردی دستگاه‌های فتوکپی است. تغییر اندازه سند بین بازه 25 تا 400 درصد یکی از قابلیت‌های معمول در این دستگاه‌ها است.
حافظه (Memory)
شاید تا به امروز فکر نمیکردید دستگاهی مانند کپی دارای حافظه باشد، اما با توجه به اینکه این دستگاه ها، باید امکان ذخیره تعداد قابل‌توجهی از اسناد را داشته باشد، حافظه داخلی برای آن ها تعبیه شده است. RAM این دستگاه‌ها می‌تواند از 256 مگابایت تا 2 گیگابایت باشد. پس توجه کنید اگر حجم بالایی از مدارک و تصاویر را به صورت روزانه به چاپ می رسانید و تعداد کاربرهای دستگاه هم بالا باشد، خرید دستگاهی با حافظه بالاتر را به شما پیشنهاد می‌کنیم. این حافظه بالاتر موجب می شود سرعت دستگاه برای پردازش عملیات، افزایش یابد.
حجم کار (Volume)
حجم کاری که توسط دستگاه کپی به صورت روزانه، هفتگی یا ماهانه قرار است انجام شود، از مهم ترین مسائلی است که در زمان انتخاب و خرید یک دستگاه باید به آن توجه کرد.بر اساس این حجم کاری، دستگاه ها به دو دسته متوسط و حرفه ای تقسیم بندی می شوند. از سوی دیگر این مسئله موجب می شود تا راحت‌تر در مورد پارامترهای دیگر مانند انتخاب دستگاه کپی رنگی یا سیاه و سفید، اندازه دستگاه و همچنین ظرفیت سینی آن تصمیم‌گیری کنید.
ویژگی‌های اسکن
ویژگی‌های اسکن دستگاه کپی هم مسئله مهمی‌ست که باید به آن پرداخته شود. زیرا نه تنها در کیفیت کار، بلکه در انتخاب دستگاه تاثیر می‌گذارد. در حال حاضر دستگاه‌هایی در بازار موجود است که می‌توانند اسکن مدنظر را بطور مستقیم به کامپیوتر یا ایمیل ارسال کنند. از همین‌رو اگر برای انجام کارهای روزمره خود به یک اسکنر، با چنین ویژگی‌هایی احتیاج دارید، مطمئن شوید که دستگاه مدنظر شما، آن را دارد.
نمایشگر (LCD)
صفحه نمایش در دستگاه کپی، با مجموعه‌ای از دکمه‌های از پیش ساخته شده همراه است که می توان از طریق آن کارکرد با دستگاه را آسان کرد. کیفیت این نمایشگر و وجود دکمه‌های کاربردی روی آن، از فاکتورهایی است که در خرید دستگاه کپی باید به آن توجه کرد.
