در شرکتهایی که روزانه تعداد زیادی سند، گزارش، قرارداد، فرم یا جزوه چاپ و کپی میشود، سرعت دستگاه تنها معیار مهم نیست. نحوه آمادهشدن خروجی نهایی نیز اهمیت زیادی دارد. اگر کارمند مجبور باشد بعد از هر عملیات کپی، برگهها را جدا کند، مرتب کند، پانچ بزند یا با منگنه به هم متصل کند، بخشی از زمان کاری صرف کارهایی میشود که میتوان آنها را بهصورت خودکار انجام داد.
اینجاست که دستگاه کپی با فینیشر میتواند تفاوت قابلتوجهی ایجاد کند. فینیشر یک واحد تکمیلی در دستگاههای کپی و چندکاره اداری است که بسته به مدل، قابلیتهایی مانند مرتبسازی، تفکیک مجموعهها، منگنهکردن، پانچ و در مدلهای پیشرفتهتر تا کردن و ساخت دفترچه را انجام میدهد. برای مثال، ریکو در راهنمای دستگاههای خود قابلیتهایی مانند Sort، Group و Staple را برای فینیشرها ارائه میکند و در برخی مدلها امکان منگنه بدون استفاده از سوزن نیز وجود دارد.
فینیشر در دستگاه کپی دقیقاً چه کاری انجام میدهد؟
فرض کنید یک شرکت باید از یک گزارش ۲۰ صفحهای، ۳۰ نسخه تهیه کند. بدون فینیشر، دستگاه میتواند ۶۰۰ صفحه تولید کند، اما مرتبسازی و آمادهسازی این صفحات همچنان ممکن است به دخالت کاربر نیاز داشته باشد. با فعالکردن قابلیت Collate یا Sort، دستگاه میتواند صفحات را بهصورت مجموعههای کامل و پشت سر هم تحویل دهد؛ یعنی بهجای اینکه همه صفحات شماره ۱، سپس همه صفحات شماره ۲ و… کنار هم قرار بگیرند، هر نسخه به شکل یک مجموعه کامل آماده میشود. راهنماهای رسمی کانن و کونیکا مینولتا نیز همین تفاوت بین Group و Collate/Sort را توضیح میدهند. اگر فینیشر از قابلیت منگنه پشتیبانی کند، همین مجموعهها میتوانند پیش از خروج از دستگاه منگنه شوند. در نتیجه کارمند نیازی ندارد بعد از پایان کپی، تکتک مجموعهها را مرتب و منگنه کند.
مهمترین مزایای دستگاه کپی با فینیشر برای شرکتها
۱. کاهش زمان آمادهسازی اسناد
یکی از مهمترین مزایای فینیشر، حذف بخشی از کارهای دستی بعد از چاپ و کپی است. برای مثال، در تهیه گزارشهای چندصفحهای، صورتجلسات، پیشنهادهای تجاری یا بستههای آموزشی، کاربر میتواند تعداد نسخه موردنیاز و نوع Finishing را انتخاب کند و دستگاه خروجی را بهصورت مرتب و در صورت پشتیبانی، منگنهشده تحویل دهد. این موضوع در حجمهای کاری بالا اهمیت بیشتری پیدا میکند؛ چون حتی چند دقیقه صرفهجویی در هر پروژه، در طول یک روز کاری میتواند به زمان قابلتوجهی تبدیل شود.
۲. مرتبشدن خودکار صفحات
وقتی یک سند چندصفحهای در تعداد زیادی نسخه کپی میشود، مرتبسازی دستی صفحات میتواند زمانبر و مستعد خطا باشد. قابلیت Collate صفحات را به ترتیب اصلی سند در مجموعههای جداگانه قرار میدهد. برخی فینیشرها همچنین با قابلیت Offset، مجموعههای مختلف را کمی جابهجا روی هم قرار میدهند تا تشخیص هر دسته از صفحات آسانتر شود. برای شرکتهایی که مرتباً گزارشهای چندصفحهای تولید میکنند، این قابلیت بیشتر از یک ویژگی جانبی است؛ چون مستقیماً روی فرآیند آمادهسازی اسناد اثر میگذارد.
۳. منگنهکردن خودکار اسناد
در بسیاری از شرکتها، منگنهکردن اسناد یکی از کارهای ساده اما تکراری پس از چاپ است. فینیشر میتواند این مرحله را نیز خودکار کند. بسته به مدل دستگاه، امکان منگنه در یک گوشه یا دو نقطه وجود دارد. در برخی مدلهای پیشرفتهتر نیز قابلیتهایی مانند Center Staple برای آمادهسازی دفترچه ارائه میشود. البته نوع و ظرفیت منگنه کاملاً به مدل فینیشر بستگی دارد.
۴. مناسب برای تهیه گزارش، قرارداد و اسناد جلسات
شرکتها معمولاً اسناد مختلفی را در تعداد زیاد تهیه میکنند؛ از گزارشهای مدیریتی و مالی گرفته تا قراردادها، اسناد جلسات، فرمهای داخلی و مطالب آموزشی. وقتی این اسناد مرتب، دستهبندی و منگنهشده از دستگاه خارج شوند، کاربر میتواند آنها را سریعتر تحویل واحد مربوطه یا مخاطب نهایی دهد. در نتیجه دستگاه کپی از یک وسیله صرفاً برای «تکثیر» به بخشی از فرآیند آمادهسازی اسناد تبدیل میشود.
۵. امکان پانچ و آمادهسازی برای بایگانی
برخی فینیشرها با Punch Kit یا واحد پانچ، امکان سوراخکردن برگهها را نیز فراهم میکنند. در این حالت میتوان اسناد را پیش از ورود به زونکن یا کلاسور آماده کرد. البته پانچ همیشه جزو امکانات پایه فینیشر نیست و بسته به مدل دستگاه و تجهیزات جانبی انتخاب میشود. در راهنماهای کونیکا مینولتا نیز پانچ بهعنوان قابلیتی معرفی شده که به فینیشر و در برخی مدلها به Punch Kit نیاز دارد.
۶. امکان تولید دفترچه و اسناد حرفهایتر
فینیشرهای پیشرفته فقط برای منگنهکردن طراحی نشدهاند. بعضی مدلها با تجهیزات تکمیلی میتوانند عملیات تا کردن، منگنه وسط و تولید Booklet را نیز انجام دهند. برای مثال، برخی دستگاههای ریکو با Booklet Finisher میتوانند بستههای چندصفحهای را به شکل دفترچه آماده کنند و برخی مدلهای کونیکا مینولتا نیز از قابلیتهایی مانند Half-Fold، Center Staple و Tri-Fold پشتیبانی میکنند؛ البته این قابلیتها به نوع فینیشر و تجهیزات نصبشده وابسته است. این قابلیت برای شرکتهایی که مرتباً جزوه آموزشی، بروشور داخلی، گزارش یا اسناد چندصفحهای تهیه میکنند، میتواند ارزشمند باشد.
آیا هر شرکتی به دستگاه کپی فینیشر دار نیاز دارد؟
خیر. فینیشر برای همه شرکتها ضروری نیست. اگر یک دفتر در طول روز تعداد کمی سند تکبرگی کپی میکند، خرید دستگاهی با فینیشر بزرگ ممکن است هزینه اضافی ایجاد کند، بدون اینکه مزیت آن به اندازه کافی مورد استفاده قرار بگیرد.
اما اگر شرکت:
-
حجم بالایی از کپی و پرینت چندصفحهای دارد؛
-
مرتباً چندین نسخه از گزارشها تهیه میکند؛
-
اسناد را بهصورت دستهای تحویل میدهد؛
-
به منگنه یا پانچ مداوم نیاز دارد؛
-
برای جلسات و مشتریان اسناد مرتب و آماده ارائه تولید میکند؛
-
یا میخواهد زمان کارکنان برای مرتبسازی کاغذها کاهش پیدا کند،
دستگاه کپی مجهز به فینیشر میتواند انتخاب منطقیتری باشد.
فینیشر داخلی یا فینیشر خارجی؛ کدام بهتر است؟
فینیشرها از نظر طراحی و ظرفیت یکسان نیستند. برخی مدلها Internal Finisher هستند و داخل بدنه یا در محدوده خروجی دستگاه قرار میگیرند؛ برخی دیگر بهصورت واحد خارجی و با ظرفیت بالاتر نصب میشوند.
برای یک دفتر با حجم متوسط، فینیشر داخلی ممکن است فضای کمتری اشغال کند و امکانات موردنیاز را ارائه دهد. در مقابل، شرکتهایی که حجم کاری بالاتری دارند ممکن است به فینیشرهای بزرگتر با ظرفیت بیشتر، چند خروجی یا قابلیتهای پیشرفتهتر نیاز داشته باشند. برای نمونه، ریکو در برخی دستگاههای خود فینیشر داخلی ۵۰۰ برگی، فینیشر هیبریدی ۱۰۰۰ برگی و Booklet Finisher با ظرفیت ۱۰۰۰ برگ را بهعنوان گزینههای مختلف ارائه میکند.
بنابراین هنگام خرید دستگاه کپی نباید صرفاً به وجود عبارت «فینیشر» در مشخصات توجه کرد؛ ظرفیت، نوع منگنه، تعداد سینیها، قابلیت پانچ، تا کردن، Booklet و حداکثر تعداد برگه قابل منگنه نیز باید بررسی شود.
آیا دستگاه کپی با فینیشر هزینه بیشتری دارد؟
معمولاً بله؛ اما مقایسه قیمت خرید بهتنهایی تصویر کاملی ارائه نمیدهد. فینیشر یک مجموعه مکانیکی و الکترومکانیکی اضافه است و بسته به مدل میتواند نیاز به مواد مصرفی مانند کارتریج منگنه داشته باشد. برای مثال، ریکو برای مدلهای مختلف فینیشر، کارتریجها و ظرفیتهای متفاوتی از سوزن منگنه را معرفی میکند. بنابراین شرکت باید به جای اینکه فقط بپرسد «دستگاه کپی فینیشر دار چقدر گرانتر است؟»، هزینه و زمان نیروی انسانی برای مرتبسازی، منگنه و آمادهسازی اسناد را نیز در نظر بگیرد.
جمعبندی
اگر حجم کاری شرکت پایین است و بیشتر اسناد بهصورت تکبرگی یا در تعداد کم چاپ و کپی میشوند، احتمالاً فینیشر یک قابلیت ضروری نیست. اما برای شرکتهایی که روزانه با گزارشهای چندصفحهای، قراردادها، اسناد جلسات، فرمها و بستههای متعدد کپی سروکار دارند، فینیشر میتواند فرآیند خروجی گرفتن از دستگاه را بسیار منظمتر و کمدردسرتر کند. مهمترین مزیت آن نیز صرفاً «منگنهکردن خودکار» نیست؛ بلکه کاهش کارهای تکراری، مرتبسازی خودکار مجموعهها و آمادهسازی سریعتر اسناد برای استفاده یا تحویل است.
در نهایت، انتخاب فینیشر باید بر اساس حجم کاری شرکت انجام شود. یک شرکت با مصرف متوسط ممکن است به یک فینیشر داخلی ساده نیاز داشته باشد، در حالی که یک سازمان با حجم بالای اسناد بهتر است سراغ دستگاه کپی با فینیشر پرظرفیت، پانچ، تا کردن و قابلیت Booklet برود.
نکته مهم هنگام خرید: ظرفیت فینیشر، حداکثر تعداد برگه قابل منگنه، نوع منگنه، امکان پانچ، قابلیت Booklet و سازگاری فینیشر با مدل دقیق دستگاه را قبل از خرید بررسی کنید؛ چون «فینیشر» یک مشخصه واحد و یکسان در تمام دستگاههای کپی نیست.
