اسکنر دستگاهی است که با آن می‌توان اسناد کاغذی را به اسناد دیجیتالی تبدیل کرد. این وسیله یکی از پرکاربردترین دستگاه‌ها در محیط‌های اداری به شمار می‌رود. اسکنرها توسط کمپانی‌های مختلفی تولید شده‌اند و در بازار موجود هستند. اگر به دنبال خرید اسکنر اداری هستید، در ادامه این مطلب با ما همراه باشید تا هم راهنمای خرید اسکنر اداری را مرور کنیم و هم 9 مدل از بهترین اسکنرهای اداری را به شما معرفی کنیم تا بتوانید خریدی مطمئن داشته باشید.
راهنمای خرید اسکنر اداری
قبل از انتخاب یک اسکنر برای خرید، باید نیازهای خود را بسنجید و ببینید چه انتظاری از یک اسکنر دارید. در این صورت می‌توانید از میان هزاران گزینه موجود، مورد مناسبی را انتخاب کنید. برای شروع، سوالات زیر را از خود بپرسید.
قرار است چه چیزی را اسکن کنید؟
اسکنرها انواع مختلفی دارند. بعضی از آنها می‌توانند فقط اسناد کاغذی را اسکن کنند. برخی دیگر قادر به اسکن انواع کارت مانند کارت بانکی، کارت ویزیت و غیره نیز هستند. از طرفی اسکنرهایی وجود دارند که مخصوص اسکن عکس تولید شده‌اند. برای کارهای اداری معمولا یک اسکنر که بتواند اسناد کاغذی و کارت‌ها را اسکن کند، گزینه مناسبی است.
اسکنرها همچنین در انواع ساده تا بسیار پیشرفته موجودند که باید با توجه به کاربرد، انتخاب شوند. به عنوان مثال اگر فقط می‌خواهید تعداد زیادی پرونده را اسکن کنید، یک اسکنر ساده که می‌تواند حجم بالایی از اسناد را اسکن کند، کافی است. اما اگر می‌خواهید اسنادی مانند فاکتورها، سوابق پزشکی، بارنامه، مدارک جدید کارمندان و… را اسکن کنید، بهتر است به دنبال یک دستگاه پیشرفته‌تر باشید. زیرا احتمالا لازم است بتوانید این اطلاعات را برای استفاده مجدد، استخراج نمایید. بنابراین به یک اسکنر که به عنوان مثال قابلیت جستجو و نمایه سازی را دارد، نیاز دارید.
هر بار چه حجمی از اسناد را اسکن می‌کنید؟
حجم اسکنی که باید در یک روز انجام شود، تعیین می‌کند که چه نوع اسکنری را باید بخرید. اگر فقط قصد دارید چند سند محدود را در روز اسکن کنید، یک اسکنر متوسط (از لحاظ حجم کاری) کافی است. اما اگر حجم اسنادی که اسکن می‌کنید زیاد است (در یک روز)، بنابراین شما به یک اسکنر اداری قدرتمندتر که بتواند حجم کاری بالا را تحمل کند، احتیاج دارید.
آیا در اسکنر اداری به فناوری OCR نیاز دارید؟
تکنولوژی OCR، نرم‌افزاری است که تصاویر اسکن شده را به متن قابل خواندن توسط ماشین تبدیل می‌کند. به عبارت دیگر، اگر از یک نوشته، اسکن بگیرید و آن را به یک عکس تبدیل کنید، فناوری OCR، می‌تواند نوشته‌های موجود در عکس را به یک فایل متنی تبدیل کند. بنابراین این فناوری به شما امکان می‌دهد هنگامی که داده‌های شما دیجیتالی شدند، قابل ویرایش، جستجو و اشتراک گذاری باشند. اگر برای یک اداره می‌خواهید یک اسکنر بخرید، احتمالا به این ویژگی نیاز خواهید داشت. توجه داشته باشید این قابلیت زبان فارسی را پشتیبانی نمی کند.
آیا در اسکنر اداری رزولوشن مهم است؟
برای اسناد متنی، لازم نیست نگران رزولوشن باشید. تقریبا همه متون با وضوح 300 نقطه در اینچ (dpi) کاملاً قابل خواندن هستند. از طرفی، بیشتر اسکنرها حداقل رزولوشن 600 نقطه در اینچ را ارائه می‌دهند.
آنچه مهمتر است فناوری پردازش تصویر است. بنابراین هنگام خرید، بهتر است ویژگی‌های زیر را در اسکنر انتخابی خود جستجو کنید:
- صاف کردن اسناد کج اسکن شده و حذف حاشیه به صورت خودکار (Deskew and auto-cropping)
- جهت یابی خودکار (Auto-orientation)
- تنظیم روشنایی خودکار (Auto brightness)
- واضح سازی (Sharpening)
- صاف کردن رنگ (Color smoothing)
- حذف شعاع نور (Streak removal)
- کاهش نویز (Noise reduction)
- حذف رنگ پس زمینه (Background color dropout)
- بخش بندی عکس (Photo segmentation)
- بهینه سازی سیاه و سفید (Binarization)
آیا به قابلیت اتصال ابری نیاز دارید؟
بعضی از اسکنرها می‌توانند تصاویر اسکن شده را در فضاهای ابری مختلف، ذخیره کنند. ممکن است برای کارهای اداری، اسکنری با این قابلیت، یک انتخاب بسیار خوب باشد.
چگونه به اسکنر متصل خواهید شد؟
اگر اسکنر اداری خود را به یک کامپیوتر متصل می‌کنید، معمولاً یک کابل USB استاندارد کافی است. با این حال، اگر به دنبال اسکنری هستید که چندین نفر بتوانند به آن دسترسی داشته باشند و از آن استفاده کنند، مطمئن شوید که اسکنر، دارای قابلیت Wi-Fi یا شبکه است تا بتواند به چند کاربر اجازه دسترسی دهد.
به سازگاری فکر کنید
تقریباً همه اسکنرها با یک نرم‌افزار عرضه می‌شوند که با رایانه شخصی سازگار است، اما برخی از آنها با سیستم‌عامل‌های مک به خوبی کار نمی‌کنند. بنابراین اگر کاربر مک هستید، لازم است به این موضوع توجه کنید.
آیا سرعت اسکنر اداری مهم است؟
در اسکنرهای اداری، سرعت مهم است. سرعت اسکنرها با تعداد صفحاتی که می‌توانند در یک دقیقه اسکن کنند، مشخص می‌شود. سرعت اسکنرها با یک عدد برحسب ppm نمایش داده می‌شود و این عدد هرچه بزرگتر باشد، بهتر است.
علاوه بر این، مواردی مانند قابلیت اسکن دو رو (به صورت خودکار) و تغذیه خودکار (ADF) نیز روی سرعت اسکنر تاثیرگذارند. (تغذیه خودکار یک قابلیت در اسکنر است که برحسب آن، می‌توان تعدادی برگه را به ترتیب دلخواه مرتب کرد و آنها را در اسکنر تعبیه نمود. سپس اسکنر آنها را به همان ترتیب و به صورت خودکار، اسکن می‌کند. یعنی بدون نیاز به یکی یکی گذاشتن برگه‌ها در اسکنر). پس بهتر است هنگام خرید، اسکنری با این قابلیت‌ها، انتخاب کنید.
در ادامه شما را با 9 مدل از اسکنرهای اداری آشنا می‌کنیم. این 9 مورد قطعا بهترین موارد موجود در بازار هستند که با خواندن ویژگی‌های هرکدام می‌توانید مورد مناسب خود را پیدا کنید.
1. اسکنر حرفه ای اسناد ای ویژن مدل AD240
اسکنر ای ویژن مدل AD240 یک اسکنر با ابعاد کوچک و کاربری اداری است. سرعت اسکن این دستگاه، 40 صفحه در دقیقه است که سرعت بالایی است. این اسکنر اداری از قابلیت اسکن دو رو و همچنین از قابلیت تغذیه خودکار 80 صفحه‌ای و فناوری OCR نیز برخوردار است.
رزولوشن اپتیکال آن 600 نقطه در اینچ است که برای اسناد متنی بسیار خوب است. حداکثر اندازه کاغذ برای اسکن در این وسیله A4 است. این دستگاه می‌تواند روزانه تا 6000 برگه را اسکن کند. اتصال آن به کامپیوتر نیز با استفاده از یک کابل USB امکانپذیر است.
به طور کلی این دستگاه، سریع، قابل اعتماد و مقرون به صرفه است و برای اسکن انواع کارت و موارد دیگر مناسب است.
2. اسکنر ای ویژن AD125
این اسکنر، کوچک و سبک است و برای استفاده در روی میز مناسب است. این دستگاه قابلیت اسکن به صورت دو رو را دارد و می‌تواند در هر دقیقه 20 برگ دو رو را اسکن کند که سرعت خیلی خوبی است. ظرفیت سینی آن نیز، 50 برگ ADF است.
رزولوشن اپتیکال آن، 600DPI است. سایز اسکن توسط آن نیز A4 است. ظرفیت روزانه آن 4000 برگه کاغذ است،. درگاه ارتباطی (نوع اتصال به کامپیوتر) آن نیز USB 2.0 است.
در این اسکنر شما می‌توانید اسناد اسکن شده را به هر جایی که بخواهید (فضای ابری، ایمیل، برنامه ویرایش تصویر، پرینتر و…) ارسال کنید. این اسکنر برای فضاهای اداری یک اسکنر قدرتمند محسوب می‌شود.
3. اسکنر اداری کانن DR-C240
اسکنر کانن مدل DR-C240 نیز نوعی اسکنر کم حجم و رومیزی است. این دستگاه در هر دقیقه، 60 صفحه رنگی (یک رو) را اسکن می‌کند. در حالی که، برای اسناد سیاه و سفید (یک رو) سرعت آن 90 است. البته این دستگاه قابلیت اسکن دو رو، تغذیه خودکار و فناوری OCR را نیز دارد. ظرفیت سینی این اسکنر 60 صفحه است.
همچنین رزولوشن اپتیکال آن 600 نقطه در اینچ است. حداکثر اندازه کاغذ برای اسکن در این وسیله A4 است. این اسکنر اداری می‌تواند روزانه حداکثر 4000 برگه را اسکن کند. اتصال آن به کامپیوتر از طریق یک کابل USB امکانپذیر است.
از دیگر قابلیت‌های این اسکنر می‌توان به این موارد اشاره کرد: اسکن و ذخیره به صورت فایل PDF قابل جستجو، سیستم پردازش تصویر، نمایشگر و دکمه، اسکن اسناد طویل، اسکن پاسپورت و… .
به طور کلی این اسکنر، قدرتمند (مناسب برای حجم کاری بالا)، بسیار سریع و حرفه‌ای است و برای محیط‌های اداری مناسب است.
4. اسکنر کانن imageFORMULA DR-C225
اسکنر کانن مدل DR-C255 نوعی اسکنر قدرتمند است که برای حجم کاری بالا طراحی شده است. سرعت اسکن رنگی و سیاه و سفید در این دستگاه، 50 صفحه در دقیقه (به صورت یک رو) است. این اسکنر از قابلیت اسکن دو رو، تغذیه خودکار 30 صفحه‌ای و تکنولوژی OCR بسیار دقیق نیز برخوردار است.
همچنین رزولوشن اپتیکال آن 600 نقطه در اینچ است. حداکثر اندازه کاغذ برای اسکن در این وسیله A4 است. این دستگاه می‌تواند روزانه تا 1500 صفحه را اسکن کند. درگاه ارتباطی آن USB است.
علاوه بر این، این دستگاه قابلیت‌های دیگری مانند تصحیح کجی صفحه، رد کردن صفحات خالی، بهینه سازی رنگ، ذخیره اسناد به صورت فایل PDF قابل جستجو، ویرایش اسناد PDF و… را نیز دارد و برای مصارف اداری یک انتخاب عالی است.
5. اسکنر کانن DR-M160II
اسکنر کانن مدل DR-M160II نوعی اسکنر با ابعاد متوسط و کاربری اداری است. سرعت اسکن این دستگاه برای تمام حالت‌ها (سیاه سفید، خاکستری و رنگی)، 60 صفحه در دقیقه است. این اسکنر از قابلیت اسکن دو رو برخوردار است. ظرفیت سینی آن 60 برگه ADF است. این اسکنر اداری همچنین مجهز به فناوری OCR است و می‌توان اسناد اسکن شده را به صورت فایل PDF قابل ویرایش و قابل جستجو ذخیره کرد.
رزولوشن اپیتکال آن 600 نقطه در اینچ است. حداکثر اندازه کاغذ برای اسکن در این وسیله A4 است. این دستگاه می‌تواند روزانه تا 7000 برگه را اسکن کند. نحوه اتصال این دستگاه نیز از طریق USB است.
این اسکنر قابلیت‌های فراوانی دارد و بسیار خوب عمل می‌کند و برای حجم کاری سنگین مانند ادارات بسیار مناسب است.
6. اسکنر کداک Alaris S2070
اسکنر کداک مدل S2070 نوعی اسکنر رومیزی اداری است. سرعت اسکن این دستگاه، 70 برگ در دقیقه است. این اسکنر از قابلیت اسکن دورو و تشخیص متن OCR برخوردار است. این اسکنر از قابلیت تغذیه خودکار 80 صفحه‌ای نیز برخوردار است.
رزولوشن اپتیکال آن 600 نقطه در اینچ است. اندازه اسکن در این وسیله Legal است (طول و عرض کاغذ باید از 5 سانتی متر بیشتر باشد). این دستگاه می‌تواند روزانه تا 7000 برگ کاغذ را اسکن کند. اتصال آن به کامپیوتر با USB انجام می‌شود.
قابلیت‌های دیگر این دستگاه عبارتند از: نمایشگر و کلیدهای کنترلی، تشخیص ورود همزمان بیش از یک برگه به دستگاه و جلوگیری از آن، صاف نمودن اسناد کج اسکن شده، تصحیح رنگ، تشخیص سایز کاغذ، حذف یکی از رنگ‌های آبی، قرمز یا سبز (در صورت تمایل کاربر)، حذف صفحات خالی به صورت اتوماتیک، کاهش نویز، حذف پس زمینه، امکان انتخاب محدوده اسکن و بسیاری موارد دیگر.
این دستگاه برای اسکن انواع کارت، اسناد کوچک، اسناد بلند تا طول 3 متر و موارد دیگر مناسب است. به طور کلی اسکنر کداک مدل S2070 توانایی‌های زیادی دارد و بسیار حرفه‌ای است و می‌تواند برای استفاده‌های اداری یک گزینه ایده‌آل باشد.
7. اسکنر کداک E1040
اسکنر اداری کداک مدل E1040 نوعی اسکنر با کاربری اداری (دفاتر کوچک) است. سرعت اسکن این دستگاه، 40 صفحه در دقیقه است. این اسکنر از قابلیت اسکن رنگی یا خاکستری، اسکن دو رو، OCR و نمایشگر برخوردار است. ظرفیت سینی این دستگاه 80 است بنابراین این اسکنر از قابلیت تغذیه خودکار 80 صفحه‌ای نیز برخوردار است.
همچنین رزولوشن اپتیکال آن 600 نقطه در اینچ است. حداکثر اندازه کاغذ برای اسکن در این وسیله A4 است. این دستگاه می‌تواند روزانه تا 5000 برگه را اسکن کند. این اسکنر از طریق USB 3.2 قابلیت اتصال دارد و با همه سیستم عامل‌ها سازگار است.
همچنین قابلیت اسکن کارت‌های شناسایی و مانند آن، اسناد کاغذی، مجلات و… را دارد. این دستگاه پس از اسکن، اسناد را با فرمت‌های گوناگون و قابل جستجو ذخیره می‌کند. به طور کلی این اسکنر حرفه‌ای، طراحی کاربرپسند و عملکرد قابل اعتمادی دارد.
8. اسکنر اداری فوجیتسو مدل Fi-7160
اسکنر فوجیتسو مدل Fi-7160 نوعی اسکنر با کاربری اداری و بایگانی(دبیرخانه) است. سرعت اسکن این دستگاه بسیار بالا و 120 صفحه در دقیقه است. این سرعت هم برای اسکن سیاه و سفید و هم برای اسکن رنگی است. این اسکنر از قابلیت تشخیص متن OCR و اسکن دو رو برخوردار است. این اسکنر از قابلیت تغذیه خودکار 80 صفحه‌ای نیز برخوردار است.
رزولوشن اپتیکال آن 600 نقطه در اینچ است. حداکثر اندازه کاغذ برای اسکن در این وسیله A4 است. این دستگاه می‌تواند روزانه تا 4000 صفحه را اسکن کند. این اسکنر با USB به کامپیوتر متصل می‌شود.
نرم افزار پردازش تصویر این اسکنر اداری می‌تواند کارهای زیر را انجام دهد: صاف نمودن اسناد کج اسکن شده، تنظیم نور و کنتراست، کم رنگ کردن پس زمینه، پر رنگ کردن متن، حذف حاشیه دور سند، کاهش نویز، حذف یکی از رنگ‌های آبی، قرمز یا سبز و… . این دستگاه می‌تواند اسناد دوتایی یا چندتایی را تشخیص دهد، می‌تواند اسناد را با فرمت‌های JPG PDF و… ذخیره کند، همچنین می‌تواند از اسناد ضخیم مانند کارت و… اسکن بگیرد.
این اسکنر بسیار حرفه‌ای است و اگر قیمت برایتان مهم نیست، می‌تواند یکی از بهترین انتخاب‌ها برای کارهای اداری باشد.
9. اسکنر اپسون مدل DS-870
اسکنر اپسون مدل DS-870 نوعی اسکنر با کاربری بایگانی(دبیرخانه) است. این اسکنر قادر است 130 صفحه یک رو را در یک دقیقه اسکن کند که سرعت بالایی است. این اسکنر از قابلیت اسکن دو رو برخوردار است. این اسکنر از قابلیت تغذیه خودکار 100 صفحه‌ای نیز برخوردار است.
رزولوشن اپتیکال آن نیز 600 نقطه در اینچ است. حداکثر اندازه کاغذ برای اسکن در این وسیله A3 است. ظرفیت روزانه این اسکنر 7000 است، به عبارتی این دستگاه می‌تواند روزانه تا 7000 برگه را اسکن کند. درگاه ارتباطی این اسکنر، USB 3.0 است. این دستگاه با بیشتر سیستم عامل‌ها سازگار است.
این اسکنر یک نمایشگر دارد. این دستگاه قادر است اسناد اسکن شده را با فرمت‌های گوناگون مانند JPEG TIFF PNG و… ذخیره کند.
به طور کلی این اسکنر طراحی شیک و مدرنی دارد و بسیار سریع و قدرتمند است. از این رو برای محیط‌های اداری و تجاری یک انتخاب بسیار عالی محسوب می‌شود.
جمع بندی
اگر به دنبال خرید اسکنر هستید، با یک اسکنر اداری مناسب، می‌توانید فایل‌های کاغذی روی هم انبار شده را به پی‌دی‌اف‌های منظم و قابل ایمیل تبدیل کنید. امیدواریم راهنمای خرید ما، شما را به مدل مناسب (مطابق با نیازهایتان) هدایت کرده باشد.
