مقالات اسکنر

راهنمای خرید اسکنر برای ارگان های دولتی و ادارات و مدارس

راهنمای خرید اسکنر برای ارگان های دولتی و ادارات و مدارس

با وجود پیشرفت تکنولوژی این روزها، اسناد و تصاویر کاغذی جای خود را در زندگی ما از دست داده‌اند. ما می‌توانیم به وسیله دستگاه اسکنر نسخه‌ای دیجیتالی از همه اسناد را تهیه کنیم. با اسکنر، همه امور دیجیتالی شده و نیازی به نگهداری کاغذها به‌صورت فیزیکی نبود.

یکی از پرکاربردترین تجهیزات الکترونیکی در حوزه امور اداری، دستگاه اسکنر است. این دستگاه می تواند نسخه ای الکترونیکی از همه اسناد و مدارک بسازد تا سازماندهی این مدارک در سیستم کامپیوتری به آسانی انجام شود. فایل های اسکن شده وارد کامپیوتر شده، ذخیره می شوند و می توان آن را ادیت کرد.  اسناد، رسیدها، کتاب و مجلات و یا حتی عکس‌ها از جمله مواردی است که می توانند اسکن شوند. اسکنر دقیقا عمل عکس پرینتر را انجام می دهد. می توان گفت مکانیزم عمل اسکنر مانند یک دوربین است اما به نوعی دوربینی است حرفه ای که برای اسناد به کار می رود و فایلی با کیفیت را به شما ارائه می دهد. اسکنر جزو دستگاه های ورودی کامپیوتر است. اسکنر هم مانند هر دستگاه اداری دیگری توسط کمپانی های بزرگ و کوچکی تولید می شوند و در مدل های مختلفی در بازار موجود هستند. اگر سری به بازار ماشین های اداری بزنید و به دنبال خرید اسکنر باشید با مدل های متنوع روبرو خواهید شد که ممکن است شما را گیج کند. با توجه به تخصصی بودن این دستگاه برای خرید آن احتیاج به راهنمایی وجود دارد.

 

چرا باید برای ادارات و ارگان ها و مدارس اسکنر تهیه کرد؟

با توجه به اینکه در ادارات، ارگان های دولتی و مراکز آموزشی مانند مدارس، بیشتر فرآیندهای اداری به صورت کاغذی انجام می شود. به همین دلیل در این گونه مراکز، پرونده ها، دفاتر و کاغذهای بایگانی زیادی جمع می شود که ممکن است بسیار دردسر ساز باشد. این حجم از کاغذ علاوه بر جاگیر بودن، موجب گیج شدن کارمندان برای پیدا کردن اوراق مورد نظر می شود. علاوه بر این حشرات و گرد و خاک در این مکان ها جمع می شوند. برای راحت کردن کار کارمندان و اشغال فضای کمتر، به یک دستگاه اسکنر نیاز داریم. این دستگاه می تواند از هر ورق کاغذ یک فایل تهیه کند که قابلیت ذخیره در کامپیوتر را دارد. این فایل ها قابل نامگذاری و پوشه بندی هستند تا بتوانید آن ها را طبقه بندی کرده و با یک جستجوی کوچک فایل مورد نظر خود را بی دردسر پیدا کنید. اسکنر می تواند روند کار اداری را سریع تر پیش ببرد، از مصرف بیهوده کاغذ و همچنین اشغال فضا توسط اوراق جلوگیری کند و در نهایت به حفظ محیط زیست کمک کند.

چرا باید برای ادارات و ارگان ها و مدارس اسکنر تهیه کرد؟

ویژگی های اسکنر برای ارگان های دولتی و ادارات و مدارس

اداره‌ها، سازمان‌ها، واحدهای تجاری و مراکز آموزشی همیشه با حجم بالایی از مدارک کاغذی مواجه هستند که باید آن‌ها را به‌صورت فایل های دیجیتال بایگانی کنند. برای انجام این کار که کاربر با اسکن صدها و حتی هزاران صفحه کاغذ در هفته سروکار دارد، اسکنر اسناد یا ورقه‌ای گزینه مناسبی محسوب می‌شود. اگر به دنبال خرید دستگاه اسکنر برای ارگان های دولتی و ادارات و مدارس هستید، باید ویژگی هایی که مناسب برای نیاز شما است را در نظر بگیرید. مدل های مختلف اسکنر برای یک کارایی طراحی و تولید نشده اند. ممکن است شما جدیدترین و پیشرفته ترین نوع اسکنر را خریداری کنید اما نیاز شما را برطرف نکند و خروجی که شما میخواهید را ارائه ندهد. اسکنرهای پرفروش بازار ممکن است همیشه مناسب نیاز شما نباشند. به صورت کلی این دستگاه ها عمل اسکن را انجام می دهند اما از نظر سرعت، قیمت، برند، ابعاد فیزیکی و سایر مشخصات، متفاوت از یکدیگر هستند.

زمانی که در حال انتخاب اسکنر هستید، بسیار مهم است که تمامی ویژگی‌هایی که مدل‌های مختلف را از یکدیگر متمایز می‌کنند، را بشناسید. هر مدلی ممکن است بسیار متفاوت از انواع دیگر به نظر برسد. هر مدل اسکنر، با عملکرد اجزای مختلف آن تعریف می شود. به همین علت شناخت کافی در مورد این عملکردها، کمک بسیار بزرگی در انتخاب آن به شما خواهد کرد. به طور کلی هر سازمانی برای ایجاد بایگانی الکترونیک و دیجیتال باید از اسکنر حرفه ای بایگانی استفاده نماید.

در ادامه قصد داریم برخی از ویژگی های اسکنر مناسب برای ادارات و ارگان های دولتی و مراکز آموزشی را بررسی کنیم.

  • سرعت بالای اسکن
  • اسکن سایز کاغذ تا ابعاد A3 و بالاتر بر حسب نیاز سازمان
  • قابلیت اسکن دورو (پشت و روی کاغذ)
  • قابلیت روتوش تصویر اسکن شده برای از بین بردن جای سوراخ و منگنه
  • امکان پردازش تصویر OCR
  • قابلیت تغذیه خودکار (ADF)
  • وضوح و رزولوشن بالا
  • امکان اسکن رنگی و سیاه و سفید
  • ذخیره فایل ها در فرمت های مختلف Tiff. Jpg . pdf …
  • پر رنگ کردن متن ها و حذف رنگ
  • اسکن همزمان چندین کاغذ

ویژگی های اسکنر برای ارگان های دولتی و ادارات و مدارس

برای ادارات، ارگان های دولتی و مدارس، اسکنر فلت مناسب است یا فیدر؟

اسکنر فلت یا تخت، متشکل از یک صفحه شیشه ای تخت است که روی نوار حسگرهای نوری قرار می گیرد و در آن روی صفحه شیشه ای می خوابد. کاغذ، کتاب یا مدرک باز شده روی شیشه آن قرار می گیرد و نوری که از زیر شیشه تابیده می شود با برخورد به ورق مورد اسکن، انعکاس پیدا می کند و به وسیله نوار CCD دریافت می شود.

در اسکنر فیدر، نوار حسگرهای نوری بی حرکت است و برگه ای که اسکن می شود روی نوار حرکت می کند که در حقیقت برعکس اسکنر تخت عمل میکند. این نوع اسکنر برای کاربرانی که حجم زیادی از اسناد را اسکن می کنند و می خواهند به متن قابل ویرایش دست پیدا کنند، بسیار مناسب است. اسکنرهای کاغذ کش به Automatic Document Feeder) ADF) مجهز هستند و دیگر لازم نیست خودتان تک تک برگه ها را وارد اسکنر کنید. شما می توانید کاغذها را به صورت دسته ای در سینی ورودی دستگاه قرار دهید تا خود اسکنر به صورت خودکار برگه ها را به داخل بکشد و از آنها اسکن تهیه کند. این نوع از اسکنرها ابعاد کوچکتری نسبت به مدل تخت دارند و معمولا رزولوشن بالایی ندارد اما از نظر سرعت بسیار سریع عمل می کند.

بهترین نوع اسکنر بایگانی باید به صورت فیدر باشد و توانایی اسکن دسته ای اسناد را داشته باشد. اما اگر نیاز شما از اسکن تنها ورق های کاغذی نیست و شما نیاز به اسکن کتاب یا مدارکی مانند شناسنامه دارید، بهتر است اسکنر فلت- فیدر تهیه کنید که امکان تهیه اسکن از اوراق و کتب و مدارک را دارد. علاوه بر این اگر کار شما به اسکن کتاب وابسته است، اسکنر کتاب که به صورت تخصصی کار اسکن کتب را انجام می دهد برای شما مناسب است. اسکنرهای طولی هم ممکن است برای این کار مناسب باشند. اسکنرهای کداک در انواع فلت و فیدر در بازار موجود هستند و از کیفیت بالایی برخوردارند.

برای ادارات، ارگان های دولتی و مدارس، اسکنر فلت مناسب است یا فیدر؟

تکنولوژی اسکن مناسب برای ادارات، ارگان های دولتی و مدارس

اسکنرهای موجود در بازار، از دو تکنولوژی CIS و CCD استفاده می کنند. CCD (Charged Coupled Device) همان سنسور تصویربرداری است که در دوربین های دیجیتال قدیمی نیز به کار گرفته می شد. در این تکنولوژی از یک لنز برای انداختن تصویر روی سنسور تصویربرداری استفاده می‌کنند. دستگاه‌های اسکنری که مجهز به این فناوری هستند، بیشتر زمانی ترجیح داده می‌شوند که کیفیت بالای تصویر، اولویت اول کاربر باشد. به همین دلیل تکنولوژی اسکن CCD به بهترین انتخاب برای کارهای گرافیکی و هنری است. همچنین از این تکنولوژی اسکن در کارهای مهندسی و اسناد حرفه ای استفاده می شود. بسیاری از شرکت های ساختمانی ، مشاوره ای و تولیدی از این نوع اسکنرها استفاده می کنند.

تکنولوژی دیگر اسکن، CIS( Contact Imaging Sensor) است که به جای استفاده از لنزهای دوربینی، از لنزهای فیبرنوری برای اسکن استفاده می کند. این تکنولوژی مدرن تر و ارزان تر از تکنولوژی CCD است. دستگاه‌های اسکنری که با فناوری CIS کار می کنند، نه‌تنها نسبت به مدل CCD ارزان‌تر هستند، بلکه برای استفاده‌های شخصی و اداری که نیاز به کیفیت تصویر فوق‌العاده بالا ندارند هم انتخاب بسیار مناسب تری به‌شمار می‌روند.

یکی از مهم‌ترین مزایای اسکنرهای مبتنی بر فناوری CIS این است که سنسورهای موجود در آن‌، با استفاده از نرم‌افزار کنترل می‌شوند. به همین علت این مدل‌ها، هزینه‌ تعمیر و نگهداری بسیار ارزانی دارند. اسکنرهای فوجیتسو با تکنولوژی های مختلفی طراحی و تولید شده اند که شما می توانید از میان مدل های متنوع آن دستگاه مورد نیاز خود را بیابید.

 

قابلیت اسکن دو طرفه برای ادارات، ارگان های دولتی و مدارس

با توجه به اینکه در ادارات، حجم بالایی از اسناد را باید به‌صورت مدام و همیشگی اسکن می شوند، قابلیت اسکن دو طرفه می‌تواند فاکتور مثبتی در افزایش سرعت اسکن باشد. در بسیاری از اسکنر ها این قابلیت وجود دارد. توجه داشته باشید اگر اسکنر دارای قابلیت اسکن پشت و رو نباشد، باید برگه را به صورت دستی پشت و رو کنید.

 

سرعت اسکن برای ادارات، ارگان های دولتی و مدارس

با توجه به میزان استفاده زیاد کاربران از اسکنر در ادارات، سرعت اسکن این دستگاه اهمیت پیدا می‌کند. در کاربردهای اداری با تعداد اسکن بالا، سرعت اسکن از فاکتورهای تعیین‌کننده است. سرعت اسکن در مدل های مختلف متفاوت است و شما باید با توجه به نیاز کاری خود، مدلی مناسب را انتخاب کنید.

علاوه بر سرعت اسمی که کمپانی اعلام میکند، بسیاری از تنظیماتی که روی اسکنر اعمال می کنید، مانند رزولوشن و عمق اسکن، تاثیر مستقیمی روی سرعت آن دارند. در واقع هرچه این مقادیر، اعداد بالاتری را نشان دهند، اسکن یک سند به زمان بیشتری نیاز خواهد داشت. واحد اندازه‌گیری سرعت اسکن، ppm (صفحه در دقیقه) است.

سرعت اسکن برای ادارات، ارگان های دولتی و مدارس

فرمت های فایل تصویری مناسب برای ادارات، ارگان های دولتی و مدارس

بیشتر دستگاه های اسکنر، توانایی ذخیره تصاویر اسکن شده در چندین فرمت دیجیتال، مانند فایل‌های JPG، PNG، TIFF و BMP را دارند. برخی از اسکنرها قابلیت خواندن و تبدیل فایل‌ها به فرمت‌های RTF، TXT یا PDF (قابل جستجو و ویرایش) را در اختیار کاربران قرار می‌دهند.

 

اسکنرهای اداری و بایگانی مناسب برای ادارات، ارگان های دولتی و مدارس

در این بخش بعضی از مدل های مناسب اسکنر اداری را معرفی خواهیم کرد:

اسکنرهای اداری و بایگانی مناسب برای ادارات، ارگان های دولتی و مدارس

اسکنر کانن مدل imageFORMULA DR-C230

اسکنر مدل DR-C230 برای مصارف اداری و تجاری پیشنهاد می‌شود. این مدل به واحد سنسور اسکن CMOS CIS یک خطی مجهز شده است که می تواند اوراق را به صورت سیاه و سفید و رنگی اسکن کند. این دستگاه دارای رزولوشن 600 dpi است و می‌تواند در هر دقیقه 30 برگ و 60 عکس را اسکن کند. مدل C230 به سیستم اسکن دورو مجهز شده است و حداکثر سایز A4 را پشتیبانی می کند.

 

اسکنر کداک مدل i3200

اسکنر i3200 دستگاهی قدرتمند برای ادارات و شرکت‌های بزرگ است که باری کاری سنگینی دارند و روزانه اسناد زیادی را اسکن می‌کنند. ظرفیت 250 برگ ورودی کاغذ همراه با سرعت اسکن 50 برگ و یا 100 صفحه (به‌صورت دورو) برای ای مدل تعبیه شده است. اسکنر i3200 دارای حافظه رم 4 گیگابایتی و پردازنده 3.4 گیگاهرتزی است. همچنین تکنولوژی آن از نوع CCD است و حداکثر ابعاد کاغذ مورد استفاده در آن A3 است.

 

اسکنر اپسون مدل DS-1630

اسکنر تخت اسناد رنگی اپسون مدل DS-1630 دستگاهی مناسب برای محیط‌های اداری کوچک است. این دستگاه امکانات اسکنر تخت را با آپشن تغذیه‌ی اتوماتیک اسناد ترکیب کرده است و از اسکن دورو پشتیبانی می‌کند. این مدل در هر دقیقه 10 برگ را به صورت دورو و 25 برگ را به صورت یک رو و با کیفیت اسکنی معادل با 300dpi اسکن می کند. این در صورتی است که رزولوشن اسکن آن در قسمت ADF برابر با 600dpi و در بخش فلت برابر با 1200dpi است. اسکنر مدل 1630 برای اسکن کردن اسناد و مدارک از تکنولوژی CIS استفاده می کند. برای گرفتن اسکن از کارت های شناسایی میتوان از قسمت تخت اسکنر استفاده کرد. از قسمت ADF این اسکنر میتوان برای اسکن گرفتن گروهی از اسناد و مدارک استفاده کرد. 

 

اسکنر حرفه ای اسناد فوجیتسو مدل Fi-7160

اسکنر فوجیتسو مدل Fi-7160 ، با سرعت 60 سند یکرو و 120 تصویر دورو سیاه و سفید و 60 سند رنگی در دقیقه اسناد را اسکن می کند. این مدل دارای سیستم تغذیه اتوماتیک اسناد (ADF) است. حداکثر رزولوشن آن 600 DPI و ظرفیت فیدر آن 50 برگ بوده و حداکثر سایز اسکن A4 است. این دستگاه اسکنر فوجیتسو دارای سیستم تصویر برداری CCD است که بهترین سیستم تصویربرداری بوده و بالاترین تکنولوژی کشش سند بصورت فوق مسطح با قابلیت اسکن از اسناد ضخیم و کارت های بانکی، دارای نمایشگر LCD جهت برنامه ریزی اسکنر، تشخیص اسناد دو یا چندتایی از طریق امواج فراصوتی است.