پرسش های متداول اسکنر بایگانی (دبیرخانه)
1. چه تفاوتی بین یک اسکنر بایگانی و یک اسکنر عادی وجود دارد؟
اسکنرهای بایگانی به منظور اسکن و ذخیره‌سازی مستندات و اسناد حجیم و متنوع طراحی شده‌اند. تفاوت اصلی بین اسکنرهای بایگانی و عادی عموماً در سرعت، ظرفیت تغذیه خودکار و پیچیدگی وظایف است. اسکنرهای بایگانی معمولاً قابلیت اسکن سریع، تشخیص خودکار صفحات و امکانات متنوعی مانند اسکن دو رو، تنظیمات تصویری پیشرفته و قابلیت اتصال به شبکه را دارند.  
2. چه ویژگی هایی در اسکنر دبیرخانه مهم است؟
  • سرعت اسکن: اگر در دبیرخانه نیاز به اسکن سریع دارید، به سرعت اسکن اسناد اهمیت بدهید و اسکنری با سرعت بالا را انتخاب کنید.
  • قابلیت تغذیه خودکار سند (ADF): این ویژگی به شما امکان می‌دهد چندین صفحه را به صورت خودکار و پشت سر هم اسکن کنید، که برای اسناد چند صفحه‌ای مانند مدارک هویتی و فاکتورها بسیار مفید است.
  • رزولوشن اسکن: کیفیت تصویر اسکن شده از طریق رزولوشن تعیین می‌شود. بررسی کنید که اسکنر دارای رزولوشن کافی برای نیازهای دبیرخانه شما است.
  • قابلیت اسکن دو رو: در صورتی که نیاز دارید اسناد را از دو طرف اسکن کنید، اسکنر دبیرخانه با قابلیت اسکن دو رو (duplex) را انتخاب کنید.
3. چگونه می‌توانم اسکنر بایگانی مناسب خود را انتخاب کنم؟
برای انتخاب اسکنر بایگانی مناسب باید معیارهایی مانند حجم اسناد، سرعت مورد نیاز، توانایی اسکن دو رو و قابلیت‌های پیشرفته را در نظر بگیرید. همچنین بودجه و هزینه‌های مرتبط نیز مهم هستند.
4. آیا اسکنر بایگانی گران است؟
اسکنرهای حرفه ای و صنعتی که برای بایگانی انبوه اسناد طراحی شده‌اند، قیمت بالاتری دارند و ممکن است به چندین میلیون تومان برسند، اما با توجه به ویژگی‌های پیشرفته و عملکرد بهتر آن‌ها، نسبت به سایر اسکنرهای اداری، قیمت مناسبی محسوب می‌شود.
5. اسکنرهای بایگانی برای چه کاربردهایی استفاده می‌شوند؟
با توجه به اینکه اسکنرهای بایگانی حجم بالایی از اسناد را مدیریت می‌کنند برای اماکنی مانند ادارات و سازمان های دولتی، بخش‌های اداری و مالی شرکت‌ها، بخش‌های پرسنلی و منابع انسانی، مراکز بایگانی و آرشیوهای سازمانی، ادارات ثبت اسناد و امور قضایی، بیمارستان‌ها و مراکز درمانی، مدارس، دانشگاه ها و موسسات آموزشی و  هر محیط کاری که نیاز به مدیریت و بایگانی انبوه اسناد و مدارک وجود داشته باشد، کاربرد دارند.

اسکنر دستگاهی برای تهیه فایل دیجیتالی از اوراق کاغذی است. این دستگاه عملکردی شبیه دوربین عکاسی بسیار با کیفیت دارد که میتواند تصویری دیجیتالی از اسناد و مدارک تهیه کند که قابل ذخیره سازی و ارسال در کامپیوتر و موبایل و سایر دستگاه ها است.

اسکنر دستگاهی ورودی است. در واقع اسکنر قادر به استخراج اطلاعات از رایانه نیست، بلکه فقط می تواند عکس ها یا اسناد را اسکن کند و آنها را برای پردازش به کامپیوتر تحویل دهد. اسکنر می تواند از اسناد متنی، عکس ها، کتاب ها و سایر اجسام، فایل عکس دیجیتالی در فرمت های مختلف تهیه کند. اسکنر هم مانند هر دستگاه دیجیتال دیگری، دارای مدل های مختلفی است که هر کدام قابلیت های خود را دارند. اگر به دنبال خرید اسکنر هستید مهم است که قبل از گشتن بین مدل های مختلف در بازار ابتدا نیاز خود را بررسی کنید. اگر در بخش بایگانی یا دبیرخانه خود نیاز به اسکنر دارید، اسکنرهایی برای این کاربری توسط برندهای مطرحی طراحی و تولید شده است که می توانید مدل مورد نیاز خود را از میان آن ها انتخاب کنید.

خرید اسکنر سازمانی برای نیازهای سنگین، کاری چالش برانگیز است. با توجه به حساسیت کار در این بخش ها، دستگاهی که انتخاب می کنید باید حرفه ای باشد و در بالاترین سطح کیفی کار اسکن را انجام دهد. اگر به دنبال انتخاب اسکنر حرفه ای اسناد هستید نکات زیادی را باید قبل از خرید، بررسی کنید.

چرا از اسکنر بایگانی یا دبیرخانه استفاده می کنیم ؟

بایگانی، در واقع بخشی از هر ارگان، سازمان یا شرکت است که کلیه سوابق اسناد و مدارک عمومی مراجعه کنندگان در آن نگهداری می شود. دبیرخانه هم یک واحد از شرکت ها و ارگان ها است که کار ثبت امور دفتری و مکاتبات اداری سازمان را انجام می دهد. این بخش از ادارات، در واقع اصلی‌ترین وظیفه ای که انجام می دهند، ثبت و بایگانی مکاتبات اداری و نظارت بر گردش کار صحیح آن ها است.

برای مثال یک بیمارستان را در نظر بگیرید که سوابق اسناد، مدارک و پرونده های پزشکی بیمارانش را از سال ها پیش در بایگانی حفظ می کند. این بخش از بیمارستان فضای زیادی را برای آرشیو این اوراق اختصاص می دهد. علاوه بر جاگیر بودن این کاغذها، در طی مدت زمانی، این اوراق فرسوده می شوند و دیگر نمی توان به آسانی روز اول اطلاعات را از آن استخراج کرد. جستجو و پیدا کردن مدارک چندین سال قبل نیز کاری پر دردسر است و زمان زیادی می برد. همه ی این عوامل باعث می شود کاربران به دنبال راه حلی باشند تا این مشکلات را برطرف کنند.

استفاده از اسکنر بایگانی اسناد می تواند تمامی این چالش ها را برطرف کند. با دیجیتالی کردن این اسناد و مدارک دیگر نیازی به فضای فیزیکی برای ذخیره آنها نخواهید داشت. با وجود یک دیتابیس می توانید تمامی مدارک را به صورت دسته بندی و طبقه بندی شده در آن ذخیره کنید. این فایل های دیجیتالی با گذشت چندین سال دچار هیچ گونه تغییری نخواهد شد و درست مانند روز اول می توانید اطلاعات آن را مشاهده کنید. علاوه بر این تنها با یک سرچ ساده می توانید به هر مدرکی در طی چند میلی ثانیه دسترسی پیدا کنید. تمامی این مزایا باعث می شود اسکنر حرفه ای اسناد به تسریع روند کارهای اداری کمک کند و کار ارباب رجوع سریع تر انجام شود.

استفاده از اسکنر بایگانی اسناد می تواند به شما کمک کند تا مدیریت آرشیو مدارک خود را در آسان ترین حالت ممکن انجام دهید.

اسکنر بایگانی اسناد

اسکنر بایگانی چه ویژگی هایی دارد؟

اسکنرهای دبیرخانه یا بایگانی دستگاه هایی هستند که برای استفاده در این بخش ها مجهز شده اند. همانطور که گفته شد، بایگانی یا دبیرخانه ها حجم زیادی از مدارک و اسناد را آرشیو می کند. در واقع اسکنری که در این بخش ها مورد استفاده قرار می گیرد، باید توانایی پشتیبانی از حجم کاری سنگین را داشته باشد. بهتر است قبل از خرید، نیازهای خود را بررسی کنید تا اسکنر سازمانی که دقیقا مطابق با نیاز شما باشد را انتخاب کنید.

سرعت اسکنر دبیرخانه

اسکنر دبیرخانه معمولا سرعت اسکن بالایی دارد. در واقع می تواند در مدت زمان کوتاهی، تعداد زیادی برگه را اسکن کند. حجم کاری روزانه و ماهانه قابل ساپورت این اسکنرهای سازمانی بالا است. سرعت بالای اسکن موجب صرفه جویی در زمان می شود و کار شما را سریع پیش می برد. با وجود حجم کاغذ سنگینی که در این بخش از ادارات وجود دارد، سرعت اسکن به شدت حائز اهمیت است.

ظرفیت فیدر در اسکنر بایگانی

ظرفیت فیدر هم در اسکنر دبیرخانه بسیار مهم است. به طور مثال اگر این ظرفیت 30 عدد کاغذ باشد، شما باید به طور مرتب 30 کاغذ را جدا کرده و در سینی قرار دهید. اما اگر 100 تایی باشد، سرعت کار اسکن بالاتر می رود. پس بهتر است یک اسکنر حرفه ای اسناد را انتخاب کنید که سینی پر ظرفیتی داشته باشد.

سایز اسکن در اسکنر بایگانی

حداکثر سایز اسکن در دستگاه، می تواند بسیار مهم باشد. بیشتر کاغذهای بخش بایگانی و دبیرخانه سایز A4 هستند. اما باید توجه داشت که اگر تعدادی برگه محدود هم در سایز A3 داشته باشید، امکان اسکن آن وجود ندارد. معمولا کاربران برای خرید اسکنر دبیرخانه از اسکنرهای سایز A3 استفاده می کنند. بهتر است ابتدا اوراق خود را بررسی کنید تا بتوانید اسکنری با سایز مناسب انتخاب کنید.

کیفیت اسکن در اسکنر دبیرخانه

کیفیت، وضوح یا رزولوشن اسکن در دستگاه اسکنر برای استفاده از آن در بایگانی و دبیرخانه مهم است. بسیاری از اسناد، مدارک و فرم هایی که اسکن می شوند دارای متونی است که باید به وضوح قابل نمایش باشد و فایل عکس باید بتواند کوچکترین جزئیات را نمایش دهد. باید توجه داشته باشید که اسکنر حرفه ای اسناد که برای استفاده در دبیرخانه انتخاب می کنید، وضوح بالایی داشته باشد تا بعدا دچار مشکل در خواندن تصاویر نشوید.

قابلیت اسکن دو رو در اسکنر بایگانی

با توجه به حجم بالای کاغذهای قابل اسکن در دبیرخانه و بایگانی و اهمیت سرعت اسکن، قابلیت اسکن دو رو در اسکنر برای این گونه مصارف بسیار مهم است. اگر این قابلیت در دستگاه تعبیه نشده باشد. شما باید بعد از اسکن شدن برگه ها، یک بار دیگر آن ها را پشت و رو کنید و دوباره روند اسکن را انجام دهید. این فرآیند می تواند بسیار زمان بر باشد. پس بهتر است قبل از خرید اسکنر سازمانی، حتما به قابلیت اسکن دو رو توجه کنید.

وجود نرم افزار کاربردی اسکن برای اسکنر دبیرخانه

نرم افزارهای مخصوص هر دستگاه اسکنر دبیرخانه، امکاناتی برای مدیریت بهتر اسناد دیجیتالی دارند که به کاربران کمک می کنند که کار آرشیو اسناد دیجیتالی را راحت تر انجام دهند. قابلیت هایی مانند حذف خط خوردگی ها، حذف حاشیه های خالی، حذف جای منگنه و پانچ، قابلیت تشخیص متن OCR برای متون انگلیسی و … می تواند برای کاربردهای بایگانی مناسب باشد.

پشتیبانی از پورت شبکه در اسکنر دبیرخانه

پشتیبانی از پورت شبکه نیز قابلیتی است که در دستگاه های اسکنر دبیرخانه اهمیت دارد. با توجه به اینکه در بخش بایگانی یا دبیرخانه چندین کارمند کار می کنند که هر کدام اسناد خاص خود را برای اسکن دارند که باید روی سیستم کامپیوتری خودشان ذخیره شود، وجود پورت شبکه می تواند این چالش را حل کند.

ویژگی های اسکنر بایگانی

برندهای تولید کننده اسکنر بایگانی

برندهای مطرحی در سراسر دنیا تولید کننده اسکنرهای دبیرخانه ای یا سازمانی هستند:

  • اسکنر بایگانی کداک می تواند یکی از بهترین انتخاب ها برای شما باشد، دستگاه های اسکنر دبیرخانه کداک با کیفیت ساخت بسیار بالا و کیفیت اسکن بی نظیر می تواند انتخابی بی نقص باشد. توجه داشته باشید که لنزهای اسکنرهای قدیمی تر کداک CCD هستند که کیفیت بالاتری دارند. این نوع لنزها قابلیت سرویس و کالیبره دارند. اما در چند سال اخیر که کداک اسکنرهای خود را با برند کداک آلاریس تولید می کند، لنزهای آن از نوع CIS شده است که این نوع لنز هم کیفیت مناسبی دارد اما این نوع لنزها، نیازی به تعمیر و سرویس و کالیبره کردن ندارند.
  • اسکنر بایگانی فوجیتسو هم می تواند انتخابی بسیار مناسب برای حجم کارهای سنگین شما باشد. اسکنر دبیرخانه فوجیتسو با کیفیت بالا و امکانات پیشرفته تحت لیسانس ژاپن تولید شده است. این دستگاه ها هم با وجود کیفیت ساخت بالایی که دارند کمتر دچار خرابی می شوند.
  • اسکنر بایگانی کانن نیز می تواند برای نیاز شما انتخابی مناسب باشد. اسکنر دبیرخانه کانن نسبت به دو برند قبلی معمولا قیمت مناسب تری دارد و می تواند انتخابی اقتصادی باشد. کیفیت ساخت دستگاه های کانن هم بسیار بالا است و دستگاه هایی قابل اطمینان را برای کاربران تولید می کند.
  • اسکنر بایگانی ای ویژن هم دارای مدل های متنوع در بازار ایران است و دست شما را برای انتخاب بازتر می گذارد. اسکنر دبیرخانه ای ویژن هم قیمت مناسبی دارند و شما می توانید با بودجه ای پایین تر دستگاه را تهیه کنید.
  • اسکنر بایگانی پلاستک نیز می تواند در حجم کارهای سنگین مورد استفاده قرار گیرد. اما مدل های با سرعت بالا در این برند به تنوع تولیدات کمپانی های قبلی نیستند. اما اسکنر دبیرخانه پلاستک هم از کیفیت ساخت بالایی برخوردار است.
  • اسکنر بایگانی اپسون سرعت و وضوح بالایی دارند و کیفیت ساخت آن نیز بالا است. اسکنر دبیرخانه اپسون در بسیاری از ادارت و ارگان ها در حال حاضر مورد استفاده قرار می گیرند.

برندهای تولید کننده اسکنر دبیرخانه

اسکنر دبیرخانه فلت یا فیدر؟

اسکنرها در دو نوع فلت و فیدر در بازار موجود هستند. اسکنر های فلت دارای یک سطح تخت شیشه ای هستند که باید کاغذ مورد نظر خود را روی آن بگذارید و درب آن را ببندید. در واقع برای اسکن کردن با اسکنر فلت، هربار باید درب را باز کنید و کاغذ را به صورت مجزا روی سطح شیشه ای آن قرار دهید و درب را ببندید و بعد از انجام اسکن، کاغذ را بردارید و همین کار را با کاغذ دیگری انجام دهید. این روند سرعت اسکن را بسیار کند می کند.

اما اسکنر فیدر یک سینی ADF دارد که می توانید با توجه به ظرفیت سینی چندین کاغذ را درون آن قرار دهید. دستگاه به طور خودکار کاغذ ها را به ترتیب به داخل می کشد و اسکن را انجام می دهد و در سینی خروجی آن ها را تحویل می دهد.

به طور کلی، برای سرعت بالاتر باید از اسکنر فیدر برای بایگانی ها استفاده کنید. اما بهترین انتخاب برای این کاربرد این است که همراه با دستگاه اسکنر فیدر خود، یک اسکنر آپشن فلت هم تهیه کنید.

اسکنر فلت برای اسکن کردن اسنادی مانند شناسنامه، پاسپورت، کارت شناسایی، کارت های بانکی و اسناد ضخیمی از این دست مورد استفاده قرار می گیرد. علاوه بر این، وجود کاغذهای قدیمی و حساس که در معرض پوسیدگی قرار دارند، در بایگانی ها موجب می شود استفاده از اسکنر فلت اجتناب ناپذیر باشد. قرار دادن این کاغذ ها در اسکنر فیدر و کشیدن آن ها به داخل دستگاه ممکن است موجب آسیب رسیدن به آن شود. اسکنر فلت هیچ آسیبی به کاغذ نمی رساند.
برخی از مدل های اسکنر نیز فلت – فیدر هستند. در واقع توانایی هر دو نوع اسکن را دارند. شما می توانید برای خرید اسکنر سازمانی خود، از میان مدل های اسکنر فلت – فیدر انتخاب خود را انجام دهید.

اسکنر دبیرخانه فلت یا فیدر؟

خرید اسکنر دبیرخانه

اگر به دنبال خرید اسکنر بایگانی اسناد یا دبیرخانه هستید، بهتر است خرید خود را از مجموعه ای با سابقه و معتبر انجام دهید تا در مراحل بعدی خرید دچار مشکل نشوید. اطلس پرینتر، نمایندگی مجاز فروش ماشین های اداری در ایران، دستگاه های اسکنر بایگانی را همراه با گارانتی معتبر و خدمات پس از فروش کامل ارائه می دهد. دستگاه اسکنر دبیرخانه ای که از اطلس پرینتر تهیه می کند همراه با ضمانت اصالت کالا، به صورت کاملا آکبند ارائه می شود. اطلس پرینتر پشتیبانی نصب، تامین قطعات، انجام سرویس های دوره ای و سایر خدمات پس از فروش را ارائه می دهد و شما می توانید دستگاه خود را با خیال راحت خریداری کنید. اگر نیاز به مشاوره خرید دارید و هنوز مدل مورد نظر خود را پیدا نکرده اید، با شماره 45277-021 تماس بگیرید و با مشاورین فروش ما مشورت کنید تا مدلی مناسب با نیاز و بودجه شما را معرفی کنند. علاوه بر اجناس آکبند، شما می توانید اسکنر استوک را نیز از اطلس پرینتر تهیه کنید.

خرید اسکنر دبیرخانه

قیمت اسکنر بایگانی اسناد

قیمت اسکنر دبیرخانه با توجه به اینکه سرعت بالایی دارد و حجم کاری بالایی را پشتیبانی می کند، معمولا بالاتر از مدل های دیگر است. اما شما می توانید با توجه به بودجه خود از میان مدل های متنوع موجود در بازار، مدل مورد نظر خود را بیابید. اسکنر بایگانی را بهترین قیمت ایران از اطلس پرینتر تهیه کنید. قیمت اسکنرهای بایگانی می تواند از 20 میلیون تا 300 میلیون متغیر باشد که بر اساس امکانات و کیفیت دستگاه قیمت گذاری می شوند. توجه داشته باشید قیمت اسکنر حرفه ای اسناد، بر اساس قابلیت های آن محاسبه می شود، در واقع هر چه دستگاه حرفه ای تر باشد، قیمت آن نیز بالاتر است.

اگر به دنبال خرید اسکنری ساده تر هستید که قیمت پایین تری نیز دارد، می توانید مدل های اسکنر اداری و خانگی را بررسی کنید. اسکنرهای اداری و خانگی معمولا سرعت پایین تری دارند و فاقد امکانات پیشرفته هستند. این مدل ها معمولا امکانات پایه را دارند و برای دفاتر کوچک تا متوسط مناسب هستند.