اسکنر دستگاهی برای دیجیتالی کردن اوراق کاغذی است. این دستگاه عملکردی شبیه دوربین عکاسی بسیار با کیفیت دارد که میتواند تصویری دیجیتالی از اسناد و مدارک تهیه کند که قابل ذخیره سازی و ارسال در کامپیوتر و موبایل و سایر دستگاه ها است.

اسکنر دستگاهی ورودی است زیرا قادر به استخراج اطلاعات از رایانه نیست، بلکه فقط می تواند عکس ها یا اسناد را اسکن کند و آنها را برای پردازش به کامپیوتر تحویل دهد. اسکنر می تواند از اسناد متنی، عکس ها، کتاب ها و سایر اجسام، فایل عکس دیجیتالی در فرمت های مختلف تهیه کند. اسکنر هم مانند هر دستگاه دیجیتال دیگری، دارای مدل های مختلفی است که هر کدام قابلیت های خود را دارند. اگر به دنبال خرید اسکنر هستید مهم است که قبل از گشتن بین مدل های مختلف در بازار ابتدا نیاز خود را بررسی کنید. اگر در بایگانی یا دبیرخانه خود نیاز به اسکنر دارید، اسکنرهایی برای این کاربری توسط برندهای مطرحی طراحی و تولید شده است که می توانید مدل مورد نیاز خود را از میان آن ها انتخاب کنید. 

چرا از اسکنر بایگانی یا دبیرخانه استفاده می کنیم ؟

بایگانی، در واقع بخشی از هر ارگان، سازمان یا شرکت است که کلیه سوابق اسناد و مدارک عمومی مراجعه کنندگان در آن نگهداری می شود. دبیرخانه هم یک واحد از شرکت ها و ارگان ها است که کار ثبت امور دفتری و مکاتبات اداری سازمان را انجام می دهد. این بخش از ادارات، در واقع اصلی‌ترین وظیفه ای که انجام می دهند، ثبت و بایگانی مکاتبات اداری و نظارت بر گردش کار صحیح آن ها است.

 برای مثال یک بیمارستان را در نظر بگیرید که سوابق اسناد، مدارک و پرونده های پزشکی بیمارانش را از سال ها پیش در بایگانی حفظ می کند. این بخش از بیمارستان فضای زیادی را برای آرشیو این اوراق اختصاص می دهد. علاوه بر جاگیر بودن این کاغذها، در طی مدت زمانی این اوراق فرسوده می شوند و دیگر نمی توان به آسانی روز اول اطلاعات را از آن استخراج کرد. جستجو و پیدا کردن مدارک چندین سال قبل نیز کاری پر دردسر است و زمان زیادی می برد. 

استفاده از اسکنر بایگانی اسناد می تواند تمامی این چالش ها را برطرف کند. با دیجیتالی کردن این اسناد و مدارک دیگر نیازی به فضای فیزیکی برای ذخیره آنها نخواهید داشت. با وجود یک دیتابیس می توانید تمامی مدارک را به صورت دسته بندی و طبقه بندی شده در آن ذخیره کنید. این فایل های دیجیتالی با گذشت چندین سال دچار هیچ گونه تغییری نخواهد شد و درست مانند روز اول می توانید اطلاعات آن را مشاهده کنید. علاوه بر این تنها با یک سرچ ساده می توانید به هر مدرکی در طی چند میلی ثانیه دسترسی پیدا کنید. 

استفاده از اسکنر بایگانی اسناد می تواند به شما کمک کند تا مدیریت آرشیو مدارک خود را در آسان ترین حالت ممکن انجام دهید.

اسکنر بایگانی چه ویژگی هایی دارد؟

اسکنرهای دبیرخانه یا بایگانی دستگاه هایی هستند که برای استفاده در این بخش ها مجهز شده اند. همانطور که گفته شد، بایگانی یا دبیرخانه ها حجم زیادی از مدارک و اسناد را آرشیو می کند. در واقع اسکنری که در این بخش ها مورد استفاده قرار می گیرد، باید توانایی پشتیبانی از حجم کاری سنگین را داشته باشد. سایز مناسب کار خود را پیدا کنید. 

سرعت اسکنر دبیرخانه

اسکنر دبیرخانه معمولا سرعت اسکن بالایی دارد. در واقع می تواند در مدت زمان کوتاهی، تعداد زیادی برگه را اسکن کند. حجم کاری روزانه و ماهانه قابل ساپورت این دستگاه ها بالا است. سرعت اسکن موجب صرفه جویی در زمان می شود و کار شما را سریع پیش می برد. با وجود حجم کاغذ سنگینی که در این بخش ادارات وجود دارد، سرعت به شدت حائز اهمیت است.

ظرفیت فیدر در اسکنر بایگانی

ظرفیت فیدر در اسکنر دبیرخانه هم بسیار مهم است. به طور مثال اگر این ظرفیت 30 عدد کاغذ باشد، شما باید به طور مرتب 30 کاغذ را جدا کرده و در سینی قرار دهید. اما اگر 100 تایی باشد، سرعت کار اسکن بالاتر می رود. 

سایز اسکن اسکنر بایگانی

حداکثر سایز اسکن در دستگاه، می تواند بسیار مهم باشد. در بیشتر کاغذهای بخش بایگانی و دبیرخانه در سایز A4 هستند. اما باید توجه داشت که اگر تعدادی برگه محدود هم در سایز A3 داشته باشید، امکان اسکن آن وجود ندارد. بهتر است ابتدا اوراق خود را بررسی کنید تا بتوانید 

کیفیت اسکن در اسکنر دبیرخانه

کیفیت، وضوح یا رزولوشن اسکن دستگاه اسکنر برای استفاده در بایگانی و دبیرخانه مهم است. بسیاری از اسناد و مدارک و فرم هایی که اسکن می شوند دارای متن هایی است که باید به وضوح قابل نمایش باشد و فایل عکس باید بتواند کوچکترین جزئیات را نمایش دهد. 

قابلیت اسکن پشت و رو در اسکنر بایگانی

با توجه به حجم بالای کاغذهای قابل اسکن در دبیرخانه و بایگانی و اهمیت سرعت اسکن، قابلیت اسکن پشت و رو در دستگاه در اینگونه مصارف بسیار مهم است. اگر این قابلیت در دستگاه تعبیه نشده باشد. شما باید بعد از اسکن شدن برگه ها، یک بار دیگر آن ها را پشت و رو کنید و دوباره روند اسکن را انجام دهید.

وجود نرم افزار کاربردی اسکن برای اسکنر دبیرخانه

نرم افزارهای مخصوص هر دستگاه اسکنر دبیرخانه، امکاناتی برای مدیریت بهتر اسناد دیجیتالی دارند که به کاربران کمک می کنند که کار آرشیو اسناد دیجیتالی را راحت تر انجام دهند. قابلیت هایی مانند حذف خط خوردگی ها، حذف حاشیه های خالی، حذف جای منگنه و پانچ، قابلیت تشخیص متن OCR برای متون انگلیسی و … می تواند برای کاربردهای بایگانی مناسب باشد.

پشتیبانی از پورت شبکه در اسکنر دبیرخانه

پشتیبانی از پورت شبکه نیز قابلیتی است که در دستگاه های اسکنر دبیرخانه اهمیت دارد. با توجه به اینکه در بخش بایگانی یا دبیرخانه چندین کارمند کار می کنند که هر کدام اسناد خاص خود را برای اسکن دارند که باید روی سیستم کامپیوتری خودشان ذخیره شود، وجود پورت شبکه می تواند این چالش را حل کند.

برندهای تولید کننده اسکنر بایگانی

برندهای مطرحی در سراسر دنیا تولید کننده اسکنرهای دبیرخانه ای هستند:

• اسکنر بایگانی کداک می تواند یکی از بهترین انتخاب ها برای شما باشد، دستگاه های اسکنر دبیرخانه کداک با کیفیت ساخت بسیار بالا و کیفیت اسکن بی نظیر می تواند انتخابی بی نقص باشد. توجه داشته باشید که لنزهای اسکنرهای قدیمی تر کداک CCD هستند که کیفیت بالاتری دارند. این نوع لنزها قابلی سرویس و کالیبره دارند. اما در چند سال اخیر که کداک اسکنرهای خود را با برند کداک آلاریس تولید می کند، لنزهای آن CIS است که این نوع لنز هم کیفیت مناسبی دارد اما این نوع لنزها، نیازی به تعمیر و سرویس و کالیبره کردن ندارند.
• اسکنر بایگانی فوجیتسو هم می تواند انتخابی بسیار مناسب برای حجم کارهای سنگین شما باشد. اسکنر دبیرخانه فوجیتسو با کیفیت بالا و امکانات پیشرفته تحت لیسانس ژاپن تولید شده است. این دستگاه ها هم با وجود کیفیت ساخت بالایی که دارند کمتر دچار خرابی می شوند.
• اسکنر بایگانی کانن نیز می تواند برای نیاز شما انتخابی مناسب باشد. اسکنر دبیرخانه کانن نسبت به دو برند قبلی معمولا قیمت مناسب تری دارند و می تواند انتخابی اقتصادی باشد. کیفیت ساخت دستگاه های کانن هم بسیار بالا است و دستگاه هایی قابل اطمینان را برای کاربران تولید می کند. 
• اسکنر بایگانی ای ویژن هم دارای مدل های متنوع در بازار ایران است و دست شما را برای انتخاب بازتر می گذارد. اسکنر دبیرخانه ای ویژن هم قیمت مناسبی دارند و شما می توانید با بودجه ای پایین تر دستگاه را تهیه کنید.
• اسکنر بایگانی پلاستک نیز می تواند در حجم کارهای سنگین مورد استفاده قرار گیرد. اما مدل های با سرعت بالا در این برند به تنوع تولیدات کمپانی های قبلی نیستند. اما اسکنر دبیرخانه پلاستک هم از کیفیت ساخت بالایی برخوردار است.
• اسکنر بایگانی اپسون سرعت و وضوح بالایی دارند و کیفیت ساخت آن نیز بالا است. اسکنر دبیرخانه اپسون در بسیاری از ادارت و ارگان ها در حال حاضر مورد استفاده قرار می گیرند.

اسکنر دبیرخانه فلت یا فیدر؟

اسکنرها در دو نوع فلت و فیدر در بازار موجود هستند. اسکنر های فلت دارای یک سطح تخت شیشه ای هستند که باید کاغذ مورد نظر خود را روی آن بگذارید و درب آن را ببندید. در واقع برای اسکن کردن با اسکنر فلت، هربار باید درب را باز کنید و کاغذ را به صورت مجزا روی سطح شیشه ای آن قرار دهید و درب را ببندید و بعد از انجام اسکن، کاغذ را بردارید و روند را با کاغذ دیگری انجام دهید. این روند سرعت را بسیار کند می کند.

اسکنر فیدر اما یک سینی ADF دارند که می توانید با توجه به ظرفیت سینی چندین کاغذ را درون آن قرار دهید. دستگاه به طور خودکار کاغذ ها را به ترتیب به داخل می کشد و اسکن را انجام می دهد و در سینی خروجی آن ها را تحویل می دهد. 

به طور کلی، برای سرعت بالاتر باید از اسکنر فیدر برای بایگانی ها استفاده کنید. اما بهترین انتخاب برای این کاربرد این است که همراه با دستگاه اسکنر فیدر خود، یک اسکنر آپشن فلت هم تهیه کنید. 

اسکنر فلت برای اسکن کردن اسنادی مانند شناسنامه، پاسپورت، کارت شناسایی، کارت های بانکی و اسناد ضخیمی از این دست مورد استفاده قرار می گیرد. علاوه بر این، وجود کاغذهای قدیمی و حساس که در معرض پوسیدگی قرار دارند، در بایگانی ها موجب می شود استفاده از اسکنر فلت اجتناب ناپذیر باشد. قرار دادن این کاغذ ها در اسکنر فیدر و کشیدن آن ها به داخل دستگاه ممکن است موجب آسیب رسیدن به آن شود. اسکنر فلت هیچ آسیبی به کاغذ نمی رساند. 

خرید اسکنر دبیرخانه

اگر به دنبال خرید اسکنر بایگانی اسناد یا دبیرخانه هستید، بهتر است خرید خود را از مجموعه ای با سابقه و معتبر انجام دهید تا در مراحل بعدی خرید دچار مشکل نشوید. اطلس پرینتر، نمایندگی مجاز فروش ماشین های اداری در ایران، دستگاه های اسکنر بایگانی را همراه با گارانتی معتبر و خدمات پس از فروش کامل ارائه می دهد. دستگاه اسکنر دبیرخانه ای که از اطلس پرینتر تهیه می کند همراه با ضمانت اصالت کالا، به صورت کاملا آکبند ارائه می شود. اطلس پرینتر پشتیبانی نصب، تامین قطعات، انجام سرویس های دوره ای و سایر خدمات پس از فروش را ارائه می دهد و شما می توانید دستگاه خود را با خیال راحت خریداری کنید. اگر نیاز به مشاوره خرید دارید و هنوز مدل مورد نظر خود را پیدا نکرده اید، با شماره 45277-021 تماس بگیرید و با مشاورین فروش ما مشورت کنید تا مدلی مناسب با نیاز و بودجه شما را معرفی کنند. 

قیمت اسکنر بایگانی اسناد

قیمت اسکنر دبیرخانه با توجه به اینکه سرعت بالایی دارد و حجم کاری بالایی را پشتیبانی می کند، معمولا بالاتر از مدل های دیگر است. اما شما می توانید با توجه به بودجه خود از میان مدل های متنوع موجود در بازار، مدل مورد نظر خود را بیابید. اسکنر بایگانی را بهترین قیمت ایران از اطلس پرینتر تهیه کنید. قیمت اسکنرهای بایگانی می تواند از 20 میلیون تا 300 میلیون متغیر باشد که بر اساس امکانات و کیفیت دستگاه قیمت گذاری می شوند.