نکات نگهداری از دستگاه اسکنر

دستگاه اسکنر به عنوان یکی از تجهیزات اصلی کار در محیط‌های اداری و تجاری، نقش مهمی در تبدیل اسناد و تصاویر کاغذی به فرمت دیجیتال ایفا می‌کند. اسکنرها به دو دسته فیدر و فلت تقسیم می شوند که هرکدام مورد استفاده طیفی از کاربران قرار می گیرند. برای حفظ کارایی و بهره‌وری بالای این دستگاه، بعد از خرید اسکنر ، نگهداری و مراقبت مناسب از آن ضروری است. مراقبت کردن از دستگاه اسکنر می‌تواند به حفظ عملکرد صحیح و عمر و دوام دستگاه کمک کند. در این مطلب از اطلس مگ، به ارائه نکات کلیدی در زمینه نگهداری از دستگاه اسکنر پرداخته می‌شود.

چه نکاتی را باید برای نگهداری از دستگاه اسکنر رعایت کرد؟

مطابق دستورالعمل سازنده عمل کنید: همواره توصیه می‌شود دستورالعمل‌های سازنده را به دقت مطالعه و دنبال کنید. این دستورالعمل‌ها شامل راهنمایی‌های مراقبتی و نگهداری است که به شما کمک می‌کند درستی عملکرد دستگاه را حفظ کنید.

تمیز نگه داشتن سطح اسکنر: مراقبت از سطح اسکنر بسیار مهم است. قبل از استفاده و بعد از آن سطح اسکنر را با یک پارچه نرم و خشک تمیز کنید. از استفاده از مواد شیمیایی و اشتعال زا خودداری کنید و از پاک‌کننده‌های مخصوص دستگاه های الکترونیکی استفاده کنید.

استفاده از پوشش محافظ: در صورت امکان، می‌توانید از پوشش محافظ یا کاور محافظ برای دستگاه اسکنر استفاده کنید. این پوشش‌ها می‌توانند از تجمع گرد و غبار و ایجاد خطوط و خراشیدگی جلوگیری کنند و دستگاه را در شرایط خوب نگه دارند.

انتخاب محل مناسب: دستگاه اسکنر را در یک محل مناسب و پایدار قرار دهید. مطمئن شوید که در معرض ضربه‌، نفوذ رطوبت و دمای بسیار گرم یا سرد قرار نگیرد.

بهینه‌سازی تنظیمات اسکن: در صورتی که از نرم‌افزارهای اسکن استفاده می‌کنید، می‌توانید تنظیمات اسکن را بهینه کنید تا حداکثر کیفیت و دقت را برای اسناد خود اعمال کنید. برای اطمینان از دریافت نتایج بهتر، تنظیمات پیش‌فرض را بررسی کنید.

نگهداری و سرویس منظم: به دستورالعمل سازنده برای نگهداری منظم دستگاه اسکنر عمل کنید. این شامل تعویض مواد مصرفی مانند، غلطک های کاغذکش، پدهای جداکننده، تمیز کردن بخش‌های داخلی و اعمال به روزرسانی نرم‌افزاری است که سازنده توصیه می‌کند.

جلوگیری از پخش شدن جوهر روی کاغذ: اگر به تازگی با خودکار روی کاغذ نوشته‌اید، هرگز آن را بلافاصله داخل اسکنر نگذارید. گرم شدن کاغذ بر اثر مکانیزم اسکن کردن، موجب پخش شدن جوهر روی آن و آلودگی صفحه اصلی اسکنر می‌شود.

عدم استفاده از کاغذ دارای لاک غلط گیر: اگر سند شما دارای نقاطی باشد که روی آن لاک غلط گیر خشک نشده وجود دارد، باعث می شود که بر روی تصاویر خط افتاده و یا حتی اسکنر نتواند کار اسکن را انجام دهد.

اجتناب از استفاده نادرست: از استفاده نادرست یا نامناسب دستگاه اسکنر خودداری کنید. مثلاً از اسکن اشیاء سنگین یا تیز، اجتناب کنید و اسناد مورد اسکن را به درستی روی دستگاه قرار دهید.

احتیاط در هنگام قرار دادن کاغذ: توجه کنید کاغذی را برای اسکن استفاده کنید که تمام صفحه اصلی دستگاه را نپوشاند و از قرار دادن کاغذهای بزرگ‌تر از صفحه اسکنر، خودداری کنید. این مسئله به دستگاه فشار وارد کرده و موجب خرابی آن در مدت زمان کوتاه می‌شود.

نگهداری منظم سیم‌ها و کابل‌ها: مطمئن شوید که سیم‌ها و کابل‌های مربوط به دستگاه اسکنر به درستی متصل شده و سالم هستند. از خم شدن یا گره خوردن کابل ها جلوگیری کنید. پیشنهاد می شود حدا الامکان از آداپتور فابریک یا آداپتور با ولتاژ آمپر مناسب و کابل USB با کیفیت استفاده شود.

آپدیت نرم‌افزار: در صورتی که دستگاه اسکنر شما نرم‌افزار جداگانه دارد، مطمئن شوید که آن را به روزرسانی کرده اید. به‌روزرسانی‌های نرم‌افزاری می‌توانند بهبودهای امنیتی و عملکردی را ارائه دهند.

پشتیبان‌گیری منظم: در صورتی که دستگاه اسکنر شما دارای حافظه داخلی است، بهتر است به صورت دوره‌ای از اطلاعات موجود در آن پشتیبان بگیرید. این کار می‌تواند در صورت بروز هرگونه خطا یا از دست رفتن اطلاعات، به شما کمک کند.

تنظیمات انرژی: بررسی کنید که دستگاه اسکنر شما در تنظیمات انرژی به درستی پیکربندی شده باشد. می‌توانید حالت Sleep را تنظیم کنید تا از مصرف انرژی بیهوده جلوگیری کنید.

پاک‌کردن مکانیسم تغذیه: در صورتی که دستگاه اسکنر شما دارای مکانیسم تغذیه برای اسناد است (ADF)، به طور منظم آن را تمیز کنید. برخی اسکنرها با گذشت زمان ممکن است گرد و غبار و جوهر از اسناد جذب کنند که می‌تواند بر عملکرد آنها تأثیر منفی بگذارد.

حفاظت در برابر نور مستقیم: دستگاه اسکنر را از نور مستقیم آفتاب دور نگه دارید. نور مستقیم می‌تواند به عملکرد صحیح سنسورها و لنزها آسیب برساند و تصاویری با کیفیت پایین تولید کند.

حفاظت در برابر رطوبت: دستگاه اسکنر را در معرض رطوبت و آب قرار ندهید. رطوبت می‌تواند به قطعات الکترونیکی و مدارات داخلی آسیب برساند و در برخی موارد باعث خرابی دستگاه شود.

احتیاط در هنگام انتقال دستگاه: هنگام جابجایی دستگاه اسکنر، از ضربه و لرزشات شدید جلوگیری کنید. در صورت امکان، دستگاه را با استفاده از جعبه یا پوشش محافظ مناسب بسته بندی کنید.

استفاده از نرم‌افزار امنیتی: اگر دستگاه اسکنر به شبکه متصل است، اطمینان حاصل کنید که نرم‌افزار امنیتی مورد نیاز بر روی سیستم شما نصب و به‌روزرسانی شده است. این نرم‌افزارها می‌توانند از حفاظت از دستگاه و اطلاعات شما در برابر تهدیدهای امنیتی مختلف مربوط به شبکه محافظت کنند.

به‌روزرسانی درایورها و نرم‌افزار: به‌روزرسانی درایورها و نرم‌افزارهای مربوط به دستگاه اسکنر بسیار مهم است. تولیدکنندگان دستگاه‌های اسکنر ممکن است بهبودهای امنیتی و عملکردی را از طریق به‌روزرسانی‌ها ارائه دهند. بنابراین، به منظور حفظ امنیت و بهینه‌سازی کارایی، منابع به‌روزرسانی را بررسی کرده و با دقت آنها را نصب کنید.

پشتیبان‌گیری از تنظیمات و پیکربندی: به منظور جلوگیری از از دست دادن تنظیمات و پیکربندی های مهم، بهتر است که منظماً نسخه پشتیبان از آنها تهیه کنید. این کار می‌تواند در صورت بروز خطاها یا نیاز به بازنشانی دستگاه مفید باشد.

مراقبت از کابل‌ها و اتصالات: مطمئن شوید که کابل‌ها و اتصالات دستگاه اسکنر درست کار می‌کنند. در صورت مشاهده هرگونه خرابی یا سایش، کابل را تعویض کنید تا دستگاه آسیب نبیند.

مراقبت از صفحه‌نمایش: در صورتی که دستگاه اسکنر شما دارای صفحه‌نمایش است، آن را با احتیاط تمیز و حفظ کنید. استفاده از پارچه‌های نرم و بدون پرز و محلول‌های تمیزکننده مخصوص صفحه‌نمایش می‌تواند به خوبی این کار را انجام دهد.

محدود کردن زمان روشن بودن اسکنر: توصیه می‌شود که دستگاه اسکنر را به مدت طولانی روشن نگذارید و حدودا هر 2 ساعت یکبار آن را خاموش کنید یا حالت Sleep Mood را فعال کنید. همچنین بر اساس ظرفیت اسکن روزانه توصیه شده توسط سازنده از آن استفاده کنید. استفاده زیاد یا طولانی مدت، موجب افزایش دمای قطعات الکترونیکی و آسیب به دستگاه می‌شود.

ترتیب روشن کردن اسکنر: بهتر است قبل از روشن کردن اسکنر، ابتدا آن را به کامپیوتر و … وصل کرده و سپس آن را روشن کنید. زمانی که اسکنر روشن به کامپیوتر متصل می‌شود، ولتاژ برق به دستگاه فشار زیادی را وارد می‌کند.

انجام تعمیرات و سرویس به موقع: در صورت بروز هرگونه مشکل در عملکرد اسکنر، تعمیرات و سرویس به موقع و استفاده از قطعات یدکی اصلی ضروری است. در صورتی که با وجود مشکلات به کارکردن با دستگاه ادامه دهید، ممکن است صدمات جبران ناپذیری به دستگاه وارد شود. بهترین برندهای تولید کننده اسکنر ، انجام سرویس‌های مختلف برای دستگاه ها را توصیه می کنند که بهتر است دفترچه راهنمای اسکنر خود را برای مطالعه آن مرور کنید.

این توصیه‌ها می‌توانند به شما در مراقبت و نگهداری صحیح از دستگاه اسکنر کمک کنند و عمر مفید آن را افزایش دهند. همچنین، همیشه به دستورالعمل‌های تولیدکننده دستگاه اسکنر خود توجه کنید و نکات مربوطه را رعایت کنید.

جمع بندی

همانطور که توضیح داده شد، مراقبت از اسکنر به عنوان یک دستگاه کارآمد و مهم در دفاتر، می تواند موجب بهبود کارایی دستگاه و دوام بیشتر آن شود. رعایت نکات گفته شده در بالا می تواند موجب شود دستگاه شما دچار کمترین خرابی شود. این امر می تواند هزینه های تعمیر و نگهداری دستگاه را پایین بیاورد.